Abbiamo già parlato, in queste stesse pagine, di quanto sia benefica la digitalizzazione della nota spese dipendenti e quanto ciò possa generare benefici tangibili sia per il dipendente in trasferta che per l’azienda: per il primo, il beneficio maggiore è l’accelerazione del processo, che da essere una seria ‘scocciatura’ diventa una normalissima routine da pochi minuti di lavoro, mentre per l’azienda si tratta di non dover più gestire errori, accelerare l’iter approvativo, non dover riportare dati a mano e via dicendo, aspetti che confluiscono nella riduzione delle spese e nell’incremento di efficienza.  

Ora però parliamo direttamente di Smartex, ovvero dell’applicazione, dello strumento con cui ottenere quanto appena detto. L’app si contraddistingue per un corretto bilanciamento tra efficacia, versatilità e semplicità d’uso: per superare i limiti dei fogli Excel (tipico strumento di gestione della nota spese dipendenti), non basta infatti un tool più bello e semplice da usare durante le trasferte, ma deve comprendere tutte quelle funzionalità e automatismi che rendono immediata e a prova di errore la gestione della nota spese.  

Parliamo dunque di acquisizione digitale dei giustificativi cartacei (tramite la fotocamera dello smartphone), predeterminazione dei massimali di spesa, categorizzazione delle spese stesse, la semplicità e praticità nell’inserimento dei dati, funzionalità di conservazione sostitutiva e di reportistica.  

Ma vediamo, più nel dettaglio, quattro benefici tangibili dell’app Smartex: 

1. Nota spese dipendenti e l’obiettivo degli “zero errori” 

Primo grande vantaggio di Smartex, sia per il dipendente che per l’azienda, è un tipico riflesso della digitalizzazione del processo: l’abbattimento degli errori. In una situazione classica, con tanto di Excel alla mano, riportare valori errati, dimenticare dati aggiuntivi richiesti dall’azienda, inserire cifre più alte rispetto ai massimali autorizzati è piuttosto comune e questo rallenta tutto il processo, impone revisioni e rettifiche che pesano sui costi.  

Con Smartex, i massimali sono preimpostati, le spese sono tutte chiaramente attribuite, i controlli si riducono e l’approvazione diviene più snella e veloce, con successiva archiviazione dei giustificativi digitali nel sistema documentale.  

2. 70% di tempo in meno per la gestione della nota spese 

Smartex è in grado di massimizzare la produttività e abbattere i tempi tradizionalmente impiegati per la gestione della nota spese dipendenti. Tra la compilazione guidata, l’abbattimento degli errori, l’automazione, la dematerializzazione dei giustificativi e l’accelerazione dell’iter approvativo, si parla addirittura di un 70% di tempo in meno rispetto alle tradizionali procedure gestionali. Quasi superfluo notare l’impatto sui costi, ma va sottolineato anche quello sull’engagement dei dipendenti (sia quelli in trasferta, che quelli in sede), che grazie a Smartex sono sempre meno vincolati a noiose attività di routine.   

3. Dematerializzazione: carta, addio 

Con Smartex, il processo gestionale della nota spese dipendenti è dematerializzato. Da sempre, una delle criticità del processo è la necessità di conservare scontrini e fatture e consegnarli al rientro dalla trasferta. L’amministrazione deve quindi controllarli uno ad uno, verificare la corrispondenza dell’importo speso con quello riportato in fattura e poi archiviare a norma. Oltre al tempo necessario, ai potenziali errori e alle spese per l’allestimento, la gestione e la manutenzione degli archivi di carta, c’è anche il problema degli scontrini illeggibili, cosa tutt’altro che infrequente.  

Con Smartex, è possibile superare tutti questi limiti: per esempio, è sufficiente scattare una foto allo scontrino, estrarne le informazioni mediante un servizio OCR e usufruire della conservazione sostitutiva, che rende inutile il giustificativo cartaceo e tutti i costi relativi.   

4. Automazione e riduzione dei costi 

Tutto il discorso della digitalizzazione converge verso un termine fondamentale: automazione. Nella fattispecie, automazione significa fare in modo che il dipendente in trasferta e l’amministrazione debbano effettuare il minor numero possibile di attività di routine, dedicando il tempo risparmiato a casi più complessi o ad altre attività a valore aggiunto.  

Smartex automatizza “tutto l’automatizzabile”: dalla categorizzazione delle spese ai controlli automatici sui massimali, dalla rilevazione degli spostamenti tramite GPS dello smartphone all’acquisizione delle informazioni dagli scontrini via OCR, ma senza dimenticare la netta semplificazione dell’iter approvativo, che può essere gestito completamente via “mobile”. Come già anticipato, l’effetto benefico sui costi è netto e immediato.