5 errori comuni nelle note spese dipendenti. Le soluzioni

Note spese dipendenti

Com’è noto, la gestione delle note spese dipendenti può essere un onere non da poco per l’amministrazione dell’azienda. È un’attività di routine, non rientra di sicuro tra quelle ad alto valore aggiunto, eppure rappresenta un costo importante. Il motivo è intuibile: visto che il dipendente compila la nota quando può, quando ha i classici cinque minuti di pausa o quando non è pressato dalle incombenze lavorative (per esempio, in serata), l’attenzione non è ai massimi livelli e gli errori salgono a dismisura. Col risultato che non solo questo dovrà attendere di più per ottenere il suo rimborso, ma le risorse che l’azienda dovrà dedicare alla gestione della pratica saranno senza dubbio eccessive.  

 

Purtroppo, è noto che il processo gestionale delle note spese dipendenti sia ancora, per molte aziende, un’attività manuale. Lo strumento di uso più comune è il foglio Excel, basato su template che l’amministrazione stessa mette a disposizione del dipendente: quest’ultimo deve compilarlo, trattenere i giustificativi cartacei e consegnarli al suo rientro per l’archiviazione. È palese il fatto che una procedura per larga parte manuale sia estremamente soggetta a inefficienze e che la trasformazione digitale possa essere di grande aiuto.  

 

Note spese dipendenti: gli errori più comuni 

Gli errori tipici di una nota spese sono anche quelli più comuni e derivano, come anticipato, dalla gestione manuale della procedura. Eccone alcuni:  

 

  1. Errori di digitazione
    È una categoria estremamente ampia e generica, ma non si può trascurare: l’errore di digitazione, sbagliare una cifra, una virgola, duplicare una voce a causa di uno sbadato copia/incolla sono più che comuni e obbligano l’amministrazione a un extra-lavoro non da poco.
  2. Importi che non corrispondono ai giustificativi
    Altro “grande classico” della nota spese è l’errore di trascrizione dell’importo presente nel giustificativo. Scontrini stampati male, sbiaditi, fatture estere difficili da comprendere, o una semplice svista possono rallentare tutta la procedura e imporre diverse rettifiche. 
  3. Elementi mancanti, tra cui le voci di spesa
    Alcuni dati non possono mancare in una nota spese e vanno dal nome/cognome all’elenco delle voci di spesa e relativi importi. Le aziende possono richiedere anche di più, come il tipo di documentazione fiscale, le modalità di pagamento ecc. È chiaro che più la nota si fa complessa, più aumenta non solo il rischio di errore, ma anche che alcuni campi non ci siano o non vengano compilati.
  4. Importi superiori ai massimali previsti per legge e/o policy
    Oltre ai massimali fissati per legge per ogni tipo di rimborso, ci sono le policy aziendali a complicare il tutto e ad imporre limiti che il dipendente è tenuto a conoscere. Talvolta, però, basta una dimenticanza per superare tali limiti e dover rifare tutto. Con il solito extra-lavoro dell’amministrazione. 
  5. Calcoli errati
    Per evitare l’errore di calcolo basta un Excel, non c’è bisogno di andare su soluzioni dedicate. Eppure, talvolta la procedura è ‘talmente’ manuale da comportare anche questo tipo di errore. 

 

I benefici della digitalizzazione 

Gli errori citati, oltre ad essere estremamente comuni, sono anche facilmente evitabili. Al punto da annullare (o ridurre fortemente) il lavoro dell’amministrazione. Si tratta, in sostanza, di passare dal metodo tradizionale, cioè quello dell’Excel da una parte e dello scontrino di carta dall’altra, a un sistema molto più evoluto, ma al contempo semplicissimo da utilizzare e da gestire 

 

Un’app, per esempio: la comodità di compilare la nota con il proprio smartphone è di per sé un grosso vantaggio, cui si somma l’impossibilità di sbagliare i calcoli, di non inserire dati richiesti – senza i quali, la nota non può essere trasmessa – e di trascurare le policy aziendali. L’amministrazione può infatti fissare, per ogni voce di spesa, dei massimali oltre i quali il rimborso non può avere luogo, di modo tale da allineare tutti i dipendenti alle proprie policy interne. E che dire, infine, del classico errore di trascrizione dello scontrino? L’errore umano non potrà essere eliminato al 100%, ma ci si avvicinagrazie a tecnologie OCR, le migliori applicazioni sono in grado di compilare, quanto meno parzialmente, la nota in modo automatico partendo proprio dalla fotografia / scansione dello scontrino, un altro importante passo avanti verso la massima efficienza. 

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