Automazione nota spese, perché farlo in tempo di crisi

La crisi sanitaria ha mostrato in tutta la sua chiarezza l’utilità e la necessità di dotarsi di sistemi digitali per garantire la continuità delle attività amministrative, commerciali e di business nelle organizzazioni.

Anche l’automazione nota spese dà un aiuto ai flussi informativi aziendali in tempi di distanziamento sociale e di smart working, tempi in cui le funzioni amministrative sono spostate a casa e in cui ogni aumento di efficienza può attenuare le perdite subite dalle imprese durante la crisi sanitaria. Non solo, ma la gestione digitale della nota spese continua a essere vantaggiosa anche in tempi di normalità.

I vantaggi di efficienza e risparmio di tempo e risorse dei sistemi digitali sperimentati durante il lock down sono tali che sempre più ricerche internazionali evidenziano come, anche quando torneremo alla normalità, lavoratori e manager non vorranno più rinunciare ai benefici ottenuti dalla digitalizzazione di alcune attività, come la possibilità di lavorare da remoto, di collaborare su piattaforma e anche di compilare e gestire la nota spesa in modo automatico.

Più efficienza con l’automazione nota spese

Caricare scontrini e fatture su un sistema digitale con una foto scattata dallo smartphone che, grazie a un sistema di Mobile Data Capture integrata all’app Smartex, (una delle migliori applicazioni per le note spese) acquisisce le immagini in alta risoluzione, immodificabili e inalterabili, è l’inizio della gestione automatica della nota spesa.

L’automazione della nota spese consente infatti di ordinare e classificare i corrispettivi fiscali delle spese sostenute fin dall’inizio alla voce corrispondente di spesa e di integrarli nel sistema contabile aziendale. A sua volta, l’addetto contabile riceve i documenti in modo completo, già nelle colonne giuste grazie alla precedente configurazione del sistema e si accelerano le fasi di controllo per il minor rischio di errori nella compilazione iniziale e nelle fasi di verifica delle corrispondenze, liberando tempo ed energia per altre attività a maggiore valore aggiunto.

Inoltre le immagini, essendo inalterabili, hanno valore legale per la conservazione sostitutiva dei documenti in formato elettronico, operazione anche questa che viene effettuata in modo automatico.

Si calcola che la gestione cartacea della nota spese sottragga dalle 2 alle 8 ore mensili a dipendente, comprendendo le incombenze sia di chi la compila, sia di chi deve approvarla. L’automazione della nota spese aumenta dunque l’efficienza del flusso di trasmissione e controllo dei documenti, facendo risparmiare tempo e risorse ai dipendenti e all’organizzazione stessa. Questo risparmio è particolarmente apprezzato durante una crisi economica, come quella che stiamo vivendo a causa dell’emergenza sanitaria da Covid-19. Tuttavia, una volta sperimentati i vantaggi della gestione digitale della nota spese, difficilmente si rinuncerà ai suoi benefici anche dopo l’emergenza per la sua efficienza operativa.

I vantaggi logistici dell’automazione nota spese

I vantaggi dell’automazione nota spese sono anche di ordine logistico, con effetti positivi sulla tempestività del rimborso spese, grazie alla trasmissione digitale della documentazione a supporto del rimborso stesso. Il distanziamento sociale richiesto alle imprese anche nel secondo lock down, infatti, ha continuato a contenere il numero delle presenze negli uffici, con un ampio ricorso allo smart working per le attività di staff, come quelle amministrative, svolgibili da casa. Ma tra ritardi nella consegna della nota spese con gli scontrini allegati, a causa del fatto che non ci si rechi regolarmente in ufficio, e i ritardi nei controlli magari per assenza degli addetti dell’ufficio contabile, l’approvazione della nota spese e il suo rimborso rischiano di non essere puntuali, con un danno per le tasche dei dipendenti.

L’automazione della nota spesa, integrata grazie a Smartex ai sistemi aziendali che sono resi ampiamente accessibili da remoto grazie alla loro digitalizzazione, è la soluzione ideale in tempi di smart working e motivo di efficientamento anche in tempi “normali”, che comunque saranno sempre più ibridi tra presenza in ufficio e lavoro da remoto come evidenziano le più recenti ricerche.