Nota rimborso spese: come evitare errori e controlli manuali

Nota rimborso spese

La nota spese è un’attività che richiede un lungo processo approvativo con un impatto non solo sulla divisione HR, che si occupa della gestione del personale, ma anche sull’ufficio amministrativo presieduto dal CFO. Infatti, non sempre le condizioni per ottenere il rimborso sono rispettate con il metodo manuale di compilazione, a causa di possibili errori di associazione tra scontrino e spesa sostenuta, errori di trascrizione, dimenticanze o perdite di pezze giustificative.  

Si sa che il momento della nota spese è sempre un grattacapo per il dipendente, che la vive come una perdita di tempo, anche se necessaria, e che deve fare ordine tra scontrini, ricevute e fatture accumulati in trasferta.  

D’altronde, perché vada a buon fine la sua richiesta di rimborso spese, la prima condizione è una documentazione corretta e completa delle spese sostenute come anticipo in trasferte di lavoro, associate a giustificativi validi fiscalmentePiù questa prima fase del processo è poco chiara, non corretta incompleta, più diventa lungo il processo interno di approvazione a carico della contabilità, con aumento dei costi gestionali su attività a scarso valore aggiunto.

 

Le criticità per la contabilità nella nota rimborso spese 

Con il sistema manuale l’ufficio contabile deve controllare una a una la corrispondenza tra la spesa dichiarata di vitto, alloggio, trasporto (magari anche inserito in un foglio Excel dal dipendente) il giustificativo cartaceo esibito. Non sempre questa associazione è corretta, perché possono esserci stati errori di trascrizione di un dato o di una cifra, o può non essere completa. Di conseguenza, prima di poter registrare la documentazione sul sistema gestionale, il contabile deve correggere le mancate corrispondenzerichiedere gli elementi mancanti o farsi chiarire alcuni aspetti. Così il workflow dei dati inizia a incepparsi e questa è la prima criticità del processo di approvazione della nota spese.  

Ma esistono altre criticità che coinvolgono in prima persona il contabile nelle funzioni di controllo e registrazione. Oltre ai tempi richiesti dalla verifica manuale e al rischio di perdita di tempo per la necessità di ulteriori check, va messo in conto il tempo della registrazione manuale dei documenti sul gestionale, con il rischio di commettere ulteriori errori di trascrizione e di azzardare interpretazioni personali nel catalogare le diverse spese.  

C’è così una possibilità reale che i costi gestionali aumentino ancora, dovendo rifare la pratica se i conti non tornano in busta paga o, commettendo errori di assegnazione a massimali, detrazioni e imposizioni fiscalidi pesare di più economicamente sull’azienda e, da ultimo, di incorrere in possibili sanzioni.  

Inoltre, nella gestione manuale della nota rimborso spese, il contabile ha un ultimo compito soggetto a discrezionalità: registrare sui libri contabili le spese approvate, catalogandole di nuovo alle voci corrette, ma può sempre accadere qualche distrazione, o un’interpretazione personale della casella corretta di assegnazione.

 

I vantaggi per il CIO di un flusso di dati automatico e digitale 

L’obiettivo del CIO nella gestione della nota rimborso spese è quello di ottimizzare il flusso di approvazione, aumentando il livello di efficienza dell’intero processo. La riduzione dei costi di gestione, fronte di una maggiore qualità e certezza del flusso di dati perché il processo vada a buon fine in busta paga, senza criticità né colli di bottiglia, è il sogno di ogni direttore amministrativo. Un sogno che oggi è realtà, grazie alla gestione automatica e digitale dell’attività di nota spese 

L’ottimizzazione è garantita dall’assegnazione automatica degli scontrini nella casella corrispondente, in un sistema configurato centralmente dal datore di lavoro, grazie all’archiviazione automatica con un click dal proprio smartphone. E, sempre in automatico, l’immagine catturata di scontrini e fatture finisce nel sistema gestionale aziendale. Questo sgrava di responsabilità e tempo da dedicare – e costi per l’azienda per attività che non sono a valore aggiunto – sia il dipendente che compila la nota spese, sia il collega della contabilità che effettua i controlli e la registrazione.  

Meno errori in partenza e un’auspicata completezza delle informazioni, grazie all’acquisizione digitale dei giustificativi, semplifica anche la fase due, quella dei controlli da parte della contabilità. Questa trova già ordinate le varie spese nelle colonne corrispondenti, definite a monte centralmente con il calcolo automatico degli imponibili e dei massimali di spesa. Il controllo resta sempre in carico al contabile, ma è reso più comodo e veloce grazie a un flusso di dati già organizzato che trova direttamente sul proprio gestionale. E per quanto riguarda la registrazione manuale sul sistema e la successiva sui libri contabili, sono entrambe annullate dal sistema automatico: addio agli errori di trascrizione 

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