Osservando il fenomeno dall’alto, si potrebbe facilmente affermare che le migliori soluzioni di controllo spese dei dipendenti siano quelle che miscelano visibilità, trasparenza e automazione. Ci si può domandare, piuttosto, come mai una soluzione di controllo spese dei dipendenti sia ancora fondamentale in un periodo in cui la trasformazione digitale e l’automazione dei processi dovrebbero – il condizionale è d’obbligo – non solo eliminare gli errori e accelerare le procedure, ma anche fornire visibilità e trasparenza sulle spese effettuate, semplificando la riconciliazione e, più in generale, tutte le attività amministrative e finanziarie connesse.
La realtà racconta una storia diversa: pur con le dovute eccezioni, gli acquisti non autorizzati, le spese eccedenti i budget (e le indicazioni normative) e gli anticipi di cassa non gestiti fanno ancora parte della quotidianità di alcune aziende, con evidenti conseguenze a livello di complessità gestionale, procedure di controllo macchinose e, talvolta, il fatto di non poter proprio allocare le spese effettuate. Quasi superfluo sottolineare le conseguenze negative di tutto questo, poiché oltre a una perdita diretta di denaro, dovuto a spese non autorizzare, anticipi non restituiti ecc., si associa un’impennata di costi che l’azienda deve sostenere per la gestione.
Visibilità e automazione: le migliori soluzioni di controllo e gestione spese dei dipendenti
Il concetto che anima le migliori soluzioni di controllo spese dei dipendenti è quindi la trasparenza, che a ben vedere è un effetto immediato della digitalizzazione dei processi. La trasparenza a livello di spese è da sempre un elemento chiave delle aziende più efficienti e in salute, ma oggi diventa del tutto insostituibile poiché sono sempre di più le imprese che si trovano a lavorare con workforce diffuse. Se a questo tipo di impostazione non si associa un controllo spese efficiente, le criticità citate possono crescere a livello esponenziale mettendo in crisi il futuro dell’azienda.
Oltre alla trasparenza, un’ottima soluzione di controllo spese dei dipendenti deve presentare (almeno) altre due caratteristiche: l’automazione basata su policy e l’analisi dei dati. Il primo punto è essenziale ed emerge chiaramente se si osserva il tipico processo di gestione della nota spese, che in molte realtà aziendali non è ancora automatizzato ed è quindi soggetto a data entry, verifiche e riconciliazioni manuali. Tutto ciò comporta tempi lunghi, perdite di tempo (e di denaro), potenziali errori e, come anticipato, anche casi di impossibilità di allocare le spese in modo corretto.
È per questo motivo che le soluzioni di controllo spese dei dipendenti devono fare affidamento su controlli policy-based, ovvero una serie di regole, basate sulla normativa in essere e sulle policy aziendali, che regolano ex-ante il processo della nota spese e autorizzano unicamente quelle che rientrano nei parametri, cogliendo automaticamente errori, dati mancanti, incompatibilità, anomalie e non conformità. La somma di visibilità e automazione dei controlli è ciò che rende tutto il processo efficiente e a prova di workforce diffusa.
La valorizzazione dei dati, per un approccio predittivo
Infine, le migliori soluzioni di controllo spese dei dipendenti sono in grado di valorizzare i dati di cui dispongono trasformandoli in insight utili a identificare particolari trend e comportamenti, a comprendere l’efficacia degli strumenti messi a disposizione dei dipendenti, ad effettuare analisi comparative in funzione di sedi e aree geografiche e identificare comportamenti anomali.
I dati, però, non si limitano a fornire evidenze della situazione in atto confrontandola con i dati storici, ma possono anche abilitare un approccio predittivo e quindi diventare fondamentali ai fini di quel decision making che, a sua volta, condizionerà le policy che sottendono il processo. Si entra dunque nell’ambito delle tecniche di analisi, un campo nel quale AI (Artificial Intelligence) e Machine Learning sono gli strumenti di elezione su cui costruire non solo l’efficienza di oggi, ma anche quella di domani.
