Giustificativi di spesa e rimborsi: facilitare i dipendenti

Nota spese e giustificativi di spesa sono un incubo per tutti. Quando arriva il momento di compilare il modulo, o l’Excel, da trasmettere in amministrazione bisogna infatti risalire a tutte le spese sostenute in un determinato lasso di tempo e, soprattutto, rintracciarne i giustificativi: scontrini, ricevute, fatture, biglietti aerei e ferroviari. In trasferta, le spese anticipate di tasca propria riguardano vitto, alloggio, viaggio e trasporto, come pedaggi autostradali, calcolo chilometrico, noleggio auto. E così parte la caccia allo scontrino, perché senza la documentazione fiscale non è possibile ricevere il rimborso delle spese sostenute fuori ufficio, durante una trasferta di lavoro. Alla fine, resta sempre la sensazione e il rischio di essersi dimenticati qualcosa.

Una volta completata la raccolta dei giustificativi di spesa, si compila il modulo della nota spese facendo attenzione a non sbagliare numeri, cifre, date e corrispondenze con i documenti cartacei. Dall’altra parte infatti, in amministrazione, c’è un collega contabile dedicato a controllare la completezza della rendicontazione e la corrispondenza con i giustificativi allegati, oltre alla veridicità, inerenza con l’attività lavorativa e coerenza con i regolamenti aziendali.

App che semplificano nota spese e rimborsi

La buona notizia è che oggi, grazie a una normativa favorevole e allo sviluppo delle tecnologie digitali, è possibile la rendicontazione “self-service” delle spese di viaggio: facile, immediata e sicura, con un gran risparmio di tempo per tutti. Si stima infatti che l’intera procedura cartacea sottragga a ogni dipendente dalle 2 alle 8 ore lavorative al mese, ore impiegabili in attività a maggiore valore aggiunto.

Il supporto tecnologico ha proprio la funzione di liberare energie da investire in attività più produttive, contribuendo a migliorare anche il clima aziendale.
Con un’app sul proprio device mobile (telefono o tablet), infatti, oggi è possibile fotografare in tempo reale, a pagamento avvenuto, lo scontrino o la ricevuta che vengono registrati ognuno in un’apposita categoria a seconda del servizio corrisposto. I nuovi software sono in grado di catturare dall’immagine alcuni dati essenziali che permettono in automatico, senza interventi manuali, di categorizzare il documento fiscale nel sistema gestionale aziendale. La modalità digitale da un lato riduce i tempi di compilazione della modulistica, perché i giustificativi di spesa vengono acquisiti e archiviati in tempo reale dal dipendente; dall’altro accorcia i tempi necessari al controllo in amministrazione perché gli scontrini si trovano già a sistema e, in questo modo, si riducono anche i rischi di errore di trascrizione.

Conservazione elettronica delle note spese e dei giustificativi di spesa

La modalità di acquisizione digitale dei giustificativi di spesa è possibile non solo grazie allo sviluppo delle tecnologie digitali, ma anche grazie alla normativa che permette la conservazione sostitutiva dei documenti in formato elettronico con valore probatorio ai fini fiscali e legali.

In particolare, i pronunciamenti dell’Agenzia delle Entrate in merito al rimborso spese (Risoluzione 96E/2017 e successivi) confermano la possibilità della conservazione elettronica delle note spese e dei relativi giustificativi di spesa, purché si garantiscano le caratteristiche di “immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità” dei documenti e purché non siano unici, cioè si possa risalire anche diversamente alla fonte. Ciò non è possibile, per esempio, nel caso di note spese da parte di lavoratori in trasferta in paesi extracomunitari perché non vale la reciproca assistenza fiscale. Così in quel caso non si può procedere alla conservazione sostitutiva dei documenti (dematerializzazione), a meno di un avallo di un pubblico ufficiale, ma ovviamente ciò complicherebbe il processo anziché semplificarlo.

È dunque intuitivo quanto sia facilitato l’iter approvativo della nota spese, abbreviato e accelerato grazie alla modalità digitale. A livello normativo, l’acquisizione digitale dei documenti può avvenire anche nella fase di controllo contabile, ma in tal caso non si godrebbe dell’intero beneficio offerto dal digitale, che agevola e accorcia il processo fin dalla raccolta e conservazione degli scontrini da parte del lavoratore in trasferta.