In un’ottica di continua ottimizzazione dei processi interni e di aumento della produttività migliorando l’esperienza dei dipendenti, la tecnologia gioca un ruolo chiave, e un’app per le note spese rappresenta la soluzione più efficace.
In questo paradigma, rientra anche l’uso di un’app per la nota spese, che da processo obsoleto e farraginoso, una volta digitalizzato e automatizzato può contribuire alla redditività dell’azienda.
Eppure, ancora oggi in molte aziende si compila e approva la nota spese senza il supporto di un’app, rendendola un’attività amministrativa a basso valore aggiunto, che costa tempo e risorse ai dipendenti in trasferta e all’ufficio contabilità.
Se il processo non è digitalizzato
Quando arriva la scadenza settimanale o mensile per la presentazione, parte la caccia allo scontrino e alla ricevuta, che difficilmente si conservano in ordine. Quindi, una volta rintracciati, uno per uno va ricostruita la spesa corrispondente durante la specifica trasferta di lavoro (vitto, alloggio, trasporti) e va registrata su un modulo cartaceo o elettronico da presentare in ufficio insieme alle pezze giustificative.
Oltre al tempo necessario a ricostruire ed elencare le spese anticipate, è alto il rischio di incappare in errori di trascrizione e/o nell’incompletezza dei documenti allegati. Questo provoca un rallentamento nel processo di approvazione della nota spese, con colli di bottiglia a causa dei controlli della contabilità, della ricerca di corrispondenza tra l’elenco presentato e i giustificativi cartacei e dei confronti tra colleghi.
Nota spesa, quanto mi costi!
Si stima che un dipendente dedichi dalle 2 alle 8 ore lavorative al mese a compilare la nota spese, un’attività necessaria per ottenere il rimborso delle spese anticipate durante le trasferte di lavoro, ma che incide negativamente sulla produttività individuale e aziendale. In pratica, ore perse per il business, ma in questo caso l’evoluzione digitale aiuta con l’automatizzazione di buona parte del processo di rendicontazione e la digitalizzazione della fase iniziale.
L’“effetto Smartex” sulla nota spesa
Con l’app nota spese Smartex, grazie a un sistema di Mobile Capture Data, l’immagine degli scontrini è catturata con un click sullo smartphone, salvata in modo integro e immodificabile e archiviata in tempo reale ai sensi di legge. L’app digitale di Smartex, quindi, facilita in modo sostanziale la raccolta dei giustificativi.
In questo modo, il rischio di errore si riduce perché i dati e il giustificativo, salvati in modo corretto, in pochi passaggi e spuntando un paio di voci, vengono direttamente inviati al sistema contabile aziendale, rendendo più facile, preciso e veloce il flusso di approvazione.
Smartex, l’app note spese che semplifica il workflow approvativo
Grazie all’acquisizione digitale dei giustificativi e alla loro trasmissione telematica al sistema contabile aziendale, il flusso di approvazione viene dunque facilitato e snellito in tutta sicurezza.
Si riduce, infatti, il tempo per controllare, da parte della contabilità, la corrispondenza tra voci di spesa e documenti presentati, fino all’approvazione del rimborso che verrà poi erogato in busta paga dall’ufficio payroll.
Così, grazie all’app nota spese Smartex il flusso di approvazione incontra meno ostacoli e rallentamenti, assorbendo meno tempo e risorse di quanto accadrebbe con le compilazioni manuali delle note spese, che sono soggette a errori e incompletezze.
Inoltre, al collega della contabilità viene evitata la trascrizione dei documenti Excel o cartacei nel proprio sistema informativo, poiché sono acquisiti in modo automatico dall’inizio del processo grazie all’app.
Anche per la contabilità, difatti, questa è un’attività necessaria ma non a valore aggiunto e, automatizzandola il più possibile, pesa di meno sul budget dell’ufficio amministrativo. Anche la trascrizione finale delle voci di spesa sul libro contabile ora avviene in automatico, liberando l’amministrazione da incombenze non redditizie.
Tutto diventa quindi più rapido e sicuro, con sensibile risparmio di tempo e risorse, dando la possibilità, sia al dipendente sia al contabile, di dedicarsi ad attività più gratificanti per sé e più produttive e redditizie per l’azienda.
