Gestione contabilità: processi integrati con l’app Smartex

La gestione della contabilità aziendale diventa ogni giorno più impegnativa. Le aziende crescono, e così aumentano le persone, i clienti, i fornitori, i processi da gestire e le scadenze di cui tener conto, ovviamente nel rispetto della normativa vigente.  

Come rispondere alla complessità 

Tutto ciò conduce le aziende in crescita verso un ERP (Enterprise Resource Planning) per la gestione della contabilità: in questo modo, infatti, esse escono dalla logica dei silos, dei software dipartimentali, ed effettuano un cambio di paradigma volto a integrare il reparto contabilità con tutte le altre funzioni e processi aziendali, rispetto ai quali vengono sviluppate sinergie e automazioni.  

Certi processi, fondamentali nel mare magnum della gestione della contabilità ma pur sempre molto specialistici, come la gestione della nota spese, per essere governati nel migliore dei modi necessitano di software dedicato, che può assumere le sembianze del modulo dell’ERP oppure dell’applicazione ad hoc sviluppata appositamente con l’obiettivo di semplificare la gestione della nota stessa, di integrare tutti gli elementi del processo e, quindi, di abbattere i tempi e i costi della lavorazione. Questo è l’obiettivo dichiarato di Smartex.  

Smartex semplifica la gestione della contabilità grazie all’integrazione 

Perché nella gestione della nota spese è così importante il termine integrazione e come lo si riconduce a Smartex?  

Smartex è un’app che gestisce, in forma appunto integrata, tutto il processo gestionale della nota spese, fino alla generazione di flussi di dati che vanno ad alimentare – anche qui, in forma integrata – l’ERP da un lato e il sistema paghe dall’altro per chiudere il processo di rimborso.  

Come funziona Smartex

Smartex racchiude in sé, integra e semplifica l’intero processo: al dipendente in trasferta non viene richiesto di scattare una foto con lo smartphone al giustificativo, inviarla via e-mail a un indirizzo apposito e, nel frattempo, compilare l’Excel cercando codici cliente presenti in un file di testo su qualche cartella di un server, perché può fare tutto con l’app.  

I file Excel, per esempio, vengono eliminati completamente: all’interno dell’app, il dipendente trova un elenco di voci predefinite dall’azienda, come quelle relative al cliente, al centro di costo, al tipo di pagamento e al percorso chilometrico. L’utente può, a questo punto, selezionare il tipo di spesa, inserire gli importi – il cui massimale è preimpostato dall’azienda -, scattare una foto a scontrini e fatture con la fotocamera dello smartphone ed, eventualmente, trasmetterla a un servizio OCR in cloud per l’interpretazione automatica del contenuto. 

I benefici dell’integrazione: riduzione dei costi, più efficienza, zero errori 

È proprio l’integrazione di tutto il processo a renderlo veloce, fluido e a prova di errore. Una volta compilata la nota, la cui aderenza alle policy aziendali è verificata dall’app stessa, l’iter approvativo è accelerato a dismisura poiché i supervisori/manager possono verificare e approvare la nota direttamente dallo smartphone, mentre le immagini dei giustificativi confluiscono nel sistema documentale e vengono portate in conservazione sostitutiva, cosa che di fatto rende superflua la carta e abbatte i costi degli archivi.  

Non solo: come anticipato, al termine dell’iter l’app genera dei flussi di dati che vanno ad alimentare, in forma del tutto automatica, il gestionale ERP da un lato (ovvero i dati contabili), e anche il sistema paghe, un’operazione fondamentale ai fini di erogare in modo corretto il rimborso verso il dipendente. Anche tramite questo tipo di integrazione, ovvero con i sistemi gestionali in uso in azienda, Smartex manifesta tutto il suo potenziale, diventando a tutti gli effetti uno strumento di cui è molto difficile fare a meno.