Smartex: l’app nota spesa che piace ai dipendenti e non solo

Oggi l’iter di approvazione della nota spese è snellito, abbreviato e facilitato da un’app intuitiva e di facile uso sullo smartphone, che è integrata al sistema amministrativo aziendale. Grazie all’app nota spese Smartex, infatti, la registrazione degli scontrini e delle ricevute è immediata con lo scatto di una foto sul telefono e, al contempo, si agevola la contabilità. Con il metodo tradizionale di compilazione della nota spese, infatti, i colleghi contabili avrebbero dovuto trascrivere gli scontrini sul sistema gestionale, distribuendoli nelle varie categorie di spesa, soggette a fiscalità e massimali di rimborso diversi, con perdita di tempo e rischio di errori nella trascrizione e nella selezione delle voci di spesa. Con l’app nota spese Smartex, invece, gran parte del lavoro viene già svolto all’origine, in automatico, dal dipendente stesso che registra scontrini e ricevute prima con un click del telefono e poi spuntando, sul modulo collegato all’immagine, la voce di spesa: vitto, alloggio, trasporto, carburante, pedaggio. Ogni categoria di spesa in cui finisce ciascun scontrino è già configurata centralmente con la detassazione e deducibilità previste e in base ai massimali di rimborso stabiliti per legge e secondo i singoli regolamenti aziendali. In questo modo non si rischia di sbagliare, né di interpretare in modo soggettivo e discutibile la compilazione della nota spese né da parte del dipendente, né da parte della contabilità e, così facendo, si risparmia tempo, si liberano energie per attività più produttive e si alimenta un buon clima aziendale.   

Criteri di rendicontazione uniformi e condivisi con un’app nota spese 

Grazie all’app nota spese Smartex, infatti, i colleghi della contabilità ricevono in automatico la registrazione dei giustificativi già inseriti nelle caselle appropriate, grazie alla spunta del dipendente e grazie alla configurazione centralizzata dei criteri di calcolo e rimborso. Tecnologie avanzate di riconoscimento visivo (Mobile Data Capture) acquisiscono in automatico il valore dello scontrino, che viene poi processato in base alla impostazione delle diverse voci di spesa. In questo modo l’app nota spese solleva non solo il dipendente dalla compilazione manuale della nota spese, ma anche il contabile dall’attività di registrazione degli scontrini. Compie comunque un controllo finale ma sulla base di un criterio uniforme e condiviso, senza rischio di equivoci e dà poi il via libera, sempre in automatico, all’ufficio payroll per emettere il rimborso in busta paga. In questo modo si riducono al massimo brutte sorprese, discussioni e malumori tra colleghi e uffici diversi, perché il processo è chiaro e trasparente fin dall’inizio. Ricevere un prospetto riepilogativo in automatico è di aiuto anche al responsabile diretto del dipendente che, con un colpo d’occhio, ha l’elenco delle spese sostenute, le date e le voci corrispondenti ed è agevolato nel dare la sua prima approvazione, cui segue quella della contabilità. Un ulteriore vantaggio dell’app nota spese Smartex è che l’immagine viene acquisita e conservata in modo integro e immodificabile e, in questo modo, ha valore legale agli effetti della conservazione sostitutiva dei documenti nel libro contabile. Oggi infatti, grazie a una serie di automatismi resi “intelligenti” da software evoluti, la nota spese diventa un’attività facile e veloce, che libera tempo e risorse in tutte le fasi del processo di rendicontazione e approvazione.