La tecnologia permette la digitalizzazione (dematerializzazione) dell’intero processo gestionale della nota spese, end to end, tuttavia la maggior parte delle aziende risolve il problema solo a metà, affidandosi ad applicazioni web per evitare l’utilizzo del file Excel ma non adottano la dematerializzazione del giustificativo cartaceo.
In questo modo portano avanti due processi paralleli, ostacolando l’efficienza dell’amministrazione che si vede costretta a rincorrere errori, sviste e parametri al di fuori delle policy aziendali.
La dematerializzazione consiste nella totale eliminazione del cartaceo, la nota spese diventa elettronica tanto quanto il documento giustificativo che la accompagna e che viene portato in conservazione sostitutiva.
Con la conservazione sostitutiva il processo si semplifica sia lato dipendente che compila la nota spese che del workflow amministrativo: non ci sono più un Excel e uno scontrino che viaggiano parallelamente ma un solo flusso di dati contenente la nota e l’immagine del giustificativo in questione.
La tecnologia e la normativa lo permettono al 100%, infatti come ci riporta l’avv. Sarah Ungaro, Consulente Senior dello Studio Legale Lisi e vicepresidente ANORC, dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82 e dai relativi decreti attuativi emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, come le note spese, deve possedere, tra le altre le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
Laddove tali accorgimenti siano presenti anche nel processo ipotizzato, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti e che la procedura sia interamente dematerializzata.
La normativa, secondo fonti governative: […] indica il “il ricorrere alle tecnologie piu’ innovative per arrivare alla definitiva eliminazione della carta, ha trovato una collocazione di ampio rilievo con l’introduzione del CAD (Codice dell’amministrazione digitale) nel 2005 dove nell’art. 42 si fa esplicitamente riferimento al concetto di dematerializzaione. Art. 42: “ Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.”“
In attesa del Webinar di approfondimento che terremo a settembre sul tema, clicca il bottone per scaricare il white paper completo dedicato all’archiviazione delle Note Spese redatto dall’avv. Ungaro.
Se invece vuoi saperne di più sull’adozione della conservazione digitale per quanto riguarda note spese e giustificativi leggi l’articolo dedicato.
