Nota spese, conservazione solo elettronica: legge, strumenti

La conservazione solo elettronica della nota spese è uno degli ambiti applicativi di un fenomeno molto più ampio, ovvero quello della digitalizzazione (o dematerializzazione) documentale.

Il concetto è piuttosto semplice da inquadrare: nel caso particolare della nota spese, infatti, si tratta di sostituire le procedure tradizionali, che fanno ancora perno sulla compilazione manuale e sulla conservazione dei giustificativi cartacei, con un processo più rapido, snello e tecnologicamente evoluto. L’obiettivo è da un lato limitare il più possibile le procedure manuali – da sempre un ricettacolo di errori e omissioni -, e dall’altro accelerare sia il processo posto in essere dai collaboratori dell’azienda che tutta l’attività di controllo, inserimento e approvazione gestita all’interno della struttura.

Vantaggi per tutti, in pratica: per il dipendente, che non deve più trascorrere le serate e i ritagli di tempo a compilare documenti e ordinare fatture, biglietti e scontrini, e per l’azienda, che può godere dell’automazione, della velocità e della sicurezza del mezzo digitale.

A ben vedere, si tratta dunque di una particolare applicazione del concetto di digital transformation: anche in quest’ambito, infatti, non si tratta di una mera “sostituzione del documento di carta con un file”, bensì di un cambio di paradigma dai benefici anche maggiori.

Infatti, digitalizzare la nota spese significa sì eliminare la carta, sì ridurre al minimo gli errori, ma anche incrementare i dati a disposizione dell’azienda, rivedere processi interni in funzione di un livello più alto di efficienza, elaborare strategie basate sui dati e, non da ultimo, risparmiare soldi sui processi di archiviazione, sulla carta, sulle risorse impiegate e sullo spazio occupato per la conservazione a norma.

Nota spese elettronica: cosa dice la normativa

Nell’ordinamento giuridico italiano, la dematerializzazione delle note spese e dei giustificativi è consentita. Ciò significa che i documenti elettronici portati in conservazione sostitutiva possono avere rilevanza giuridica e fiscale analoga a quelli tradizionali, cioè a quelli di carta.

Per quanto concerne la disciplina normativa, si può fare riferimento al CAD, acronimo di Codice dell’Amministrazione Digitale, ma soprattutto al successivo regolamento tecnico emanato sotto forma di DM del 17 giugno 2014, in cui, tra l’altro, si ribadiscono le caratteristiche fondamentali dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ovvero l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità, nonché importanti informazioni relative alla conservazione sostitutiva, come l’obbligo di apporre la marca temporale, la firma digitale e permettere funzionalità di ricerca all’interno degli archivi.

Strumenti e procedura adeguati

Per un intervento diretto in materia di gestione e conservazione delle note spese, si può invece citare la risposta numero 388/2019 dell’Agenzia delle Entrate, che su questo tema è in assoluto l’intervento più recente. Qui, la stessa ha confermato la possibilità di dematerializzare e conservare in forma elettronica sia le note spese che i documenti connessi, e ha ritenuto corretta la procedura posta in essere dalla società istante. Riassumendo, questa modalità permette ai dipendenti di compilare la nota spese tramite smartphone e acquisire le immagini dei giustificativi mediante una semplice fotografia scattata con la fotocamera del telefono, che viene verificata, associata al suo autore e protetta da modifiche.

La nota spese giunge così nel gestionale dell’azienda per la registrazione, la contabilizzazione e per il processo di conservazione sostitutiva, che viene gestito dal Responsabile della conservazione e che si chiude con la possibilità di distruggere i giustificativi analogici. Affinché ciò sia permesso, è però fondamentale che i giustificativi di spesa siano considerati originali non unici (peraltro, lo è la stragrande maggioranza), poiché in caso contrario per la dematerializzazione è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale. Questa procedura, ovviamente molto semplificata, è quella posta in essere dalla società istante ed è stata ritenuta dall’Agenzia delle Entrate in linea con la normativa vigente.

I vantaggi per azienda e dipendente

La procedura appena descritta potrebbe apparire piuttosto complessa. In realtà, è molto più semplice e agile di quella tradizionale: i passaggi descritti non vanno considerati come elementi disgiunti da gestire in modo separato, bensì come tasselli di una sola procedura che può essere totalmente integrata e, per molti aspetti, anche automatizzata.

Nella pratica, il dipendente ha solo bisogno di un’app sullo smartphone per gestire tutto il processo, abbattendo in modo drastico i tempi dedicati alla gestione della nota spese. Dal suo punto di vista, si tratta semplicemente di fare una foto ed eventualmente di inserire qualche dato, mentre l’azienda ottiene informazioni già ordinate, strutturate e può dare esecuzione al rimborso in tempi record.