App contabilità: mettere d’accordo payroll e amministrazione

Un’app contabilità per la gestione del lungo iter approvativo delle note spese è uno strumento agile, a disposizione delle imprese, che dà vantaggi a tutti i dipendenti coinvolti. La rendicontazione digitale, integrata al sistema contabile, è un supporto concreto ad attività a scarso valore aggiunto, che sono comunque necessarie per ottenere il rimborso delle spese sostenute durante le trasferte di lavoro.  

L’impiego di app dedicate, infatti, semplifica la procedura e ne accelera l’esito senza intoppi. Per esempio, riduce il rischio di incompletezza ed errore connaturato alla compilazione manuale di moduli o fogli Excel da parte del dipendente. Al tempo stesso, riduce l’eventualità di un’errata interpretazione da parte del contabile, che deve controllare la nota spese e la sua coerenza con i giustificativi associati e la pertinenza con l’attività lavorativa in trasferta e con i regolamenti aziendali.

App contabilità, uno strumento collaborativo che mette d’accordo tutti 

È una esperienza comune nelle imprese quella di allungare i tempi dei rimborsi. I motivi sono speso l’incompletezza o l’imprecisione dei documenti presentati, o la mancanza di corrispondenza tra documenti presentati e policy aziendali. Tutte situazioni che fanno inceppare l’iter approvativo.  

La conseguenza è una gran perdita di tempo per chiarirsi tra colleghi, per esibire i documenti mancanti, per ricontrollare in contabilità e finalmente per approvare il rimborso. Che solo a quel punto può essere comunicato all’ufficio pay-roll e inserito in busta paga con un sospiro di sollievo per chi ha anticipato delle spese.  

Un’app contabilità per la gestione delle spese di trasferta, al contrario, è uno strumento collaborativo. Grazie alla trasparenza di passaggi codificati fin dall’inizio, impatta positivamente anche sulle relazioni e la comunicazione tra i colleghi dei diversi uffici. Elimina infatti alla fonte il rischio di confusione, di fraintendimenti, di richiesta di ulteriori spiegazioni e, magari, di malumori per il tempo sprecato o per brutte sorprese in busta paga. L’app contabilità assicura chiarezza fin dall’inizio e fa recuperare tempo per attività più produttive per l’azienda, oltre al buonumore dovuto all’uso di uno strumento funzionale e ai migliori rapporti tra colleghi di uffici diversi.

Come funziona?  

L’app per la contabilità è sviluppata fin dall’inizio in forma integrata con il sistema contabile aziendale ed è in grado di acquisire con un click attraverso la fotocamera dello smartphone i giustificativi di spesa. Il sistema di riconoscimento visivo è quindi in grado di catturare alcuni elementi identificativi di scontrini, ricevute e fatture, archiviandoli in automatico nelle caselle corrispondenti a ciascuna tipologia di spesa, per esempio trasporto, carburante, vitto e alloggio.  

Questa prima acquisizione automatica, che compara anche la corrispondenza dei documenti con le policy aziendali, viene poi trasferita alla contabilità per il successivo controllo, con un processo fluido, neutro e misurabile di comunicazione tra il dipendente che fa la richiesta di rimborso spese e l’amministrazione.  

La percezione di una nota spese più agile, snella e a prova di discussioni è dunque resa possibile dall’interfaccia intuitiva sullo smartphone del dipendente in trasferta che, ovunque si trovi, può raccogliere e archiviare in automatico i suoi scontrini. L’addetto contabile affronta il controllo della nota spese trovando già i documenti classificati in modo corretto, con le detassazioni e con le deduzioni previste già conteggiate, senza di rischio di errore o confusione. Sono insomma finite le brutte sorprese in busta paga.