App contabilità: mettere d’accordo payroll e amministrazione

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Un’app contabilità per la gestione del lungo iter approvativo delle note spese è uno strumento agile, a disposizione delle imprese, che dà vantaggi a tutti i dipendenti coinvoltiLa rendicontazione digitale, integrata al sistema contabile, è un supporto concreto ad attività a scarso valore aggiunto, che sono comunque necessarie per ottenere il rimborso delle spese sostenute durante le trasferte di lavoro.  

L’impiego di app dedicate, infatti, semplifica la procedura e ne accelera l’esito senza intoppi. Per esempio, riduce il rischio di incompletezza ed errore connaturato alla compilazione manuale di moduli o fogli Excel da parte del dipendente. Al tempo stessoriduce l’eventualità di unerrata interpretazione da parte del contabile, che deve controllare la nota spese e la sua coerenza con i giustificativi associati e la pertinenza con l’attività lavorativa in trasferta e con i regolamenti aziendali.

 

App contabilità, uno strumento collaborativo che mette d’accordo tutti 

È una esperienza comune nelle imprese quella di allungare i tempi dei rimborsi. I motivi sono speso l’incompletezza o l’imprecisione dei documenti presentati, o la mancanza di corrispondenza tra documenti presentati e policy aziendali. Tutte situazioni che fanno inceppare l’iter approvativo 

La conseguenza è una gran perdita di tempo per chiarirsi tra colleghi, per esibire i documenti mancanti, per ricontrollare in contabilità e finalmente per approvare il rimborso. Che solo a quel punto può essere comunicato all’ufficio pay-roll e inserito in busta paga con un sospiro di sollievo per chi ha anticipato delle spese.  

Un’app contabilità per la gestione delle spese di trasferta, al contrario, è uno strumento collaborativo. Grazie alla trasparenza di passaggi codificati fin dall’inizio, impatta positivamente anche sulle relazioni e la comunicazione tra i colleghi dei diversi uffici. Elimina infatti alla fonte il rischio di confusione, di fraintendimenti, di richiesta di ulteriori spiegazioni e, magari, di malumori per il tempo sprecato per brutte sorprese in busta paga. L’app contabilità assicura chiarezza fin dall’inizio e fa recuperare tempo per attività più produttive per l’azienda, oltre al buonumore dovuto all’uso di uno strumento funzionale e ai migliori rapporti tra colleghi di uffici diversi.

 

Come funziona?  

L’app per la contabilità è sviluppata fin dall’inizio in forma integrata con il sistema contabile aziendale ed è in grado di acquisire con un click attraverso la fotocamera dello smartphone giustificativi di spesaIl sistema di riconoscimento visivo è quindi in grado di catturare alcuni elementi identificativi di scontrini, ricevute e fatture, archiviandoli in automatico nelle caselle corrispondenti a ciascuna tipologia di spesa, per esempio trasporto, carburante, vitto e alloggio.  

Questa prima acquisizione automatica, che compara anche la corrispondenza dei documenti con le policy aziendali, viene poi trasferita alla contabilità per il successivo controllo, con un processo fluido, neutro e misurabile di comunicazione tra il dipendente che fa la richiesta di rimborso spese e l’amministrazione.  

La percezione di una nota spese più agile, snella e a prova di discussioni è dunque resa possibile dall’interfaccia intuitiva sullo smartphone del dipendente in trasferta che, ovunque si trovi, può raccogliere e archiviare in automatico i suoi scontrini. L’addetto contabile affronta il controllo della nota spese trovando già i documenti classificati in modo corretto, con le detassazioni e con le deduzioni previste già conteggiate, senza di rischio di errore o confusione. Sono insomma finite le brutte sorprese in busta paga.  

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