App scontrini: come tracciare le tue spese in un click

app scontrini

Unapp per registrare e salvare scontrini e ricevute è uno strumento digitale che rende ancora più facile, sicura e veloce la nota spese aziedale, liberando risorse per attività a maggior valore aggiunto.

 

La tracciabilità delle spese, a portata di click 

Con un click sul telefono si cattura l’immagine dello scontrino, della ricevuta o del biglietto di trasporto e, in tempo reale, viene acquisito in automatico dal sistema contabile aziendale. Grazie all’app, scontrini e ricevute sono correttamente gestiti ed è garantita la tracciabilità delle spese sostenute in trasferta.  

Inoltre, il formato elettronico del giustificativo, reso immodificabile da sistemi avanzati di Mobile Capture Data, risulta valido fiscalmente e viene archiviato come sostitutivo del documento cartaceo.

 

App scontrini, la nota spesa paperless 

In questo modo, da monte a valle l’app per gestire scontrini e ricevute semplifica e accelera l’intero processo di approvazione della nota spese, sia per il dipendente che presenta le proprie spese di trasferta, sia per i colleghi della contabilità che devono controllare la corrispondenza tra spese sostenute e giustificativi presentati 

In pratica, si azzera la documentazione cartacea da presentare in ufficio e si facilita la raccolta delle pezze giustificative in tempo reale, perché con l’app sul telefono si tende a registrarle subito e a non accumularle o perderle tra borse e portadocumenti.

 

Compilazione più rapida, completa e sicura della nota spesa 

Si calcola che la compilazione della nota spese assorba dalle 2 alle 8 ore mensili per il riordino di tutti gli scontrini e ricevute accumulati durante le trasferte di lavoro per il vitto e alloggio e gli spostamenti (biglietti, autonoleggio, pedaggi), quindi per la loro trascrizione su un documento Excel e la presentazione all’ufficio contabile dei giustificativi cartacei 

Anche nella modalità self-service della nota spese, in cui il dipendente registra le spese direttamente su un’interfaccia integrata con il sistema contabile, non vengono comunque azzerati i tempi della fase di raccolta e di riordino manualeche in genere si rimanda all’ultimo momento utile, e neppure la presentazione dei documenti cartacei in azienda.  

Grazie all’app per gestire scontrini e ricevute, invece, si tende a registrare e archiviare le spese man mano che si effettuano, senza rischio di perdere o di sciupare i giustificativi correlati e, quindi, risparmiando tempo fin dall’inizio. Si recupera tempo anche rispetto all’attività di registrazione delle cifre e dei dati collegati (data e tipo di spesa). Infatti, l’acquisizione automatica della documentazione per ricevere il rimborso delle spese anticipate garantisce da un lato precisione e completezza e, dall’altro, maggiore velocità del processo di approvazione.

 

Approvazione più rapida della tua nota spese  

L’app per scontrini e ricevute garantisce una precisione e completezza nella compilazione automatica della nota spese che è impensabile con i sistemi tradizionali, che siano a mano, su foglio Excel o su un sistema informatico. 

Grazie infatti all’acquisizione con un click di immagini immodificabili dei giustificativi di speseriversati in modo automatico sugestionale aziendaleil dipendente si avvantaggia anche nella fase di approvazione. Tempi più rapidimeno colli di bottiglia e meno rallentamenti che potrebbero essere provocati da imprecisioni o incompletezza nella nota spese e da ulteriori errori di registrazione da parte della contabilità. Grazie alla tracciabilità digitale, si riduce la frequente necessità di ricontrollare o completare la presentazione della nota spese in una seconda fase, che riduce la produttività del dipendente impegnato su questioni amministrative necessarie, ma non a valore aggiunto.  

Liberare tempo ed energie grazie a un sistema automatico che acquisisce le informazioni con un click sullo smartphone è di grande aiuto per rendere più fluido il processo di approvazione e avere un dipendente più libero di occuparsi di attività più redditizie per l’azienda 

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