Sistema contabile vs sistema paghe: un’app fa da collante

sistema contabile

Il sistema contabile aziendale è un’entità decisamente complessa. Dal punto di vista applicativo, le attività amministrative e finanziarie sono una delle macro-aree di pertinenza dell’ERP (Enterprise Resource Planning), la suite modulare atta a registrare e gestire tutte le principali attività aziendali, dalla contabilità alla logistica, mediante puntuali integrazioni e condivisioni di dati tra le stesse. Attività tipiche del sistema contabile, ovvero dell’area amministrativa, sono la tenuta della contabilità ordinaria, le casistiche IVA, la gestione del ciclo vita dei cespiti, l’analisi del cash flow e l’elaborazione dei bilanci, nonché la gestione degli adempimenti fiscali rispetto a una normativa – come quella italiana – non solo molto complessa, ma anche fortemente in divenire.  

Il sistema paghe, invece, è di pertinenza delle risorse umane e fa parte di un ambito ampio, cioè quello dell’amministrazione del personale: di norma, la piattaforma si occupa di acquisire i dati sulle presenze da qualsiasi sistema di rilevazione, di preparare le buste paga gestire adempimenti amministrativi e pratiche varie, anche qui in relazione alla normativa di riferimento. Sistema contabile e sistema paghe non sono dunque alternativi bensì complementari, per quanto mantengano ognuno le proprie specificità: paragonarli o addirittura “contrapporli” non avrebbe molto senso, per quanto esistano senz’altro attività che li toccano entrambi.  

 

Sistema contabile e sistema paghe: icaso della nota spese

Il processo gestionale della nota spese è uno di quelli su cui le aziende, in piena era di digital transformation, si concentrano con maggiore frequenza. Per tanti buoni motivi, ma soprattutto perché, in una buona percentuale di casi, questo è ancora gestito in modalità manuale, con tutti i limiti, gli errori e gli inconvenienti del caso. Soprattutto, si tratta di un doppio processo: quello della nota spese e quello del giustificativo cartaceo, che corrono parallelamente e non si incontrano, generando doppio sforzo per il trasfertista e per l’amministrazione.  

La soluzione consiste nell’affidarsi ad app per la contabilità dedicate, che da un lato semplifichino la compilazione da parte del dipendente in trasferta, e dall’altro sollevino l’amministrazione dai controlli manuali, dall’archiviazione dei giustificativi di carta e dalla verifica della conformità alle policy aziendali. Tante attività di routine che pesano sull’attività quotidiana e che, essendo gestite ancora in modalità “tradizionale”, generano costi assolutamente evitabili per l’azienda 

 

Sistema contabile e sistema paghe: perché è necessaria l’integrazione? 

Le app dedicate alla gestione della nota spese si definiscono stand alone, nel senso che forniscono agilità e sicurezza a questo processo a prescindere dall’impiego di altri strumenti e piattaforme IT. I prodotti migliori non si limitano alla gestione totale via smartphone e all’acquisizione dei giustificativi tramite fotocamera, ma offrono alle aziende anche la predeterminazione dei massimali, la classificazione automatica dei giustificativi, la riconciliazione automatica ecc.  

Lmassima potenza si manifesta tramite integrazione con i gestionali già usati dall’azienda, e in particolare con il sistema contabile e il sistema paghe. In assenza di integrazione, infatti, l’azienda dovrebbe comunque gestire due procedure con modalità manuali, il che significa esporsi ai problemi di cui sopra: errori, sviste e costi eccessivi.   

Ma integrazione cosa significa, in termini pratici? Significa che i dati della nota spese, controllati e validati direttamente dall’app, entrano nel sistema contabile e nel sistema paghe (ai fini dell’elaborazione dei cedolini) senza bisogno di attività di data entry manuale: in alcuni casi è necessario un processo di esportazione/importazione di un file, ma le integrazioni più avanzate non richiedono neppure quello e assicurano la massima sicurezza per l’azienda, che si trova ad accorciare in modo evidente l’iter gestionale. Inoltre, il tema dell’integrazione è direttamente connesso con quello della personalizzazione: l’azienda può ‘approfittare’ dell’attività di integrazione per creare sinergia non solo con il sistema contabile e il sistema paghe, ma anche con altre piattaforme e tool impiegati quotidianamente, come per esempio il CRM o i tool di collaboration aziendale. In questo modo, la gestione della nota spese non si limita a diventare rapida, poco costosa e priva di errori, ma anche perfettamente armonizzata con tutto il contesto applicativo dell’organizzazione, a tutto beneficio della produttività 

 

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