Oltre che un processo laborioso e costoso, la gestione delle spese dei collaboratori coinvolge, all’interno dell’azienda, svariati attori e funzioni, dalla cui collaborazione dipende l’efficienza del processo e la soddisfazione del personale. Com’è noto, infatti, in molti casi la nota spese parte da un giustificativo cartaceo e da un file Excel compilato manualmente: quest’ultimo va inviato in amministrazione, controllato, corretto in caso di errori o dati mancanti e approvato dal management per arrivare infine ai sistemi payroll e all’emissione del rimborso.
Collaboratori, management, back office amministrativo e HR sono coinvolti a vario titolo all’interno di un processo che, oltre a essere ripetitivo e un puro e semplice costo, può anche mettere a dura prova la capacità di collaborazione all’interno dell’azienda.
Digitalizzazione sì, ma dell’intero processo
Sotto questo profilo, il periodo che stiamo vivendo sta mettendo a nudo tutte le inefficienze delle aziende. Si parla tanto di smart working, ma la realtà è che non basta un tool di cloud collaboration per diventare smart: bisogna fare in modo che lo siano i processi, cioè che la dematerializzazione, digitalizzazione e automazione abbiano pervaso il modo in cui si lavora e si gestiscono i workflow, compreso quello della nota spese.
Altrimenti, i supposti benefici dell’agile working rischiano non solo di non concretizzarsi, ma di realizzare un effetto boomerang: un processo che prevede la condivisione di un file e/o la conservazione di un giustificativo cartaceo rischiano di diventare ancora più tortuosi, complessi e costosi se gestiti da persone che non lavorano più una a fianco all’altra.
Gestione spese collaboratori e i benefici per il management
Nel processo di gestione delle spese dei collaboratori, il management si occupa principalmente di approvare la nota stessa, attività che – come facilmente intuibile – deve essere semplice, rapida e indolore per non causare vere e proprie perdite di tempo. C’è oggettivamente tanta differenza, infatti, tra dover controllare decine di file Excel dal desktop dell’ufficio o di casa e approvare una nota spese mediante una app per gestione spese per smartphone (iPhone, Android e multiutente), nella sicurezza che voci, categorie e ammontare rispettino le policy aziendali.
Se il processo viene affidato a un’app con categorie e massimali predefiniti e che permette di trasmettere giustificativi elettronici sotto forma di immagine ‘scattata’ con la fotocamera dello smartphone, il workflow diventa estremamente più semplice ed efficiente. In questo caso, il manager non perde tempo, approva toccando lo schermo e l’amministrazione dispone subito il rimborso.
Quando si parla di digitalizzazione dei processi e dell’automazione che ne deriva, solitamente ci si sofferma sui suoi effetti in termini di saving, agilità, rapidità e assenza di errori, da cui anche la possibilità di rifocalizzare parte del personale amministrativo su attività a valore aggiunto. In tutto questo manca però un passaggio fondamentale, cioè la possibilità di creare un circolo virtuoso con uno strumento semplice che faccia collaborare meglio amministrazione e management, supportando il processo decisionale. Approvare, infatti, diventa semplicissimo, e non solo per le modalità tecniche con cui ciò avviene, ma perché i controlli sono estremamente ridotti, i massimali preimpostati e le spese chiaramente attribuite. Non c’è margine di errore e la comunicazione tra gli attori che intervengono nel processo è immediata, fulminea.
A ben vedere, si tratta semplicemente di un altro punto di osservazione dello stesso fenomeno, ma tutt’altro che secondario anche per quanto concerne gli effetti in termini di efficienza e flessibilità. Su questa base, infatti, si può efficacemente impostare lo smart working, che come detto non consiste nell’accedere da casa ai propri file excel sul server dell’ufficio, ma nel gestire processi con lo smartphone, condividere documenti in modo rapido e sicuro, accelerare tutto al massimo grazie ai benefici dell’automazione.
Il processo gestionale della nota spese si pone perfettamente all’interno di questo panorama e riesce ad alimentare, se supportato da strumenti ad hoc, un livello di collaborazione mai visto prima e in cui a vincere è sia l’azienda, per i riflessi di cui sopra, sia i collaboratori, che impiegano la metà del tempo (anche meno) per compilare e trasmettere nota e giustificativo, ricevendo in cambio un rimborso molto più rapido e soddisfacente.
