Qual è la migliore app note spese? Cinque funzioni indispensabili

migliore app note spese

La migliore app note spese ha alcune caratteristiche distintive, ma soprattutto è in grado di sfruttare appieno i benefici della digitalizzazione applicata ai processi amministrativi 

Non dimentichiamo che in azienda il processo gestionale della nota spese coinvolge diversi soggetti, ma in particolare i dipendenti, l’amministrazione e le risorse umane: la migliore app note spese è dunque quella che riesce, sempre grazie alla digitalizzazione, a conciliare le esigenze di tutti questi soggetti rendendo l’azienda più efficiente e produttiva 

Vediamo allora alcune funzionalità che, in un’app di riferimento non possono proprio mancare: 

 

La migliore app nota spese: inserimento guidato dei dati 

La migliore app nota spese è facile da usare. D’altronde, il suo scopo è sostituire in toto i fogli Excel che per decenni hanno accompagnato i dipendenti in trasferta con codici da inserire, identificativi di clienti da trovare, spese che non si sa se verranno autorizzate o meno e scontrini da conservare.  

Dal punto di vista del dipendente, la migliore app nota spese è quella che lo segue, o meglio lo accompagna nella compilazione: categorie predefinite, massimali preimpostati, facile associazione della spesa a un cliente, attività e centro di costo. In questo modo si ottengono almeno tre risultati importanti: riduzione dei tempi di compilazione, abbattimento degli errori e meno stress (cosa che non va mai sottovalutata).  

 

Acquisizione giustificativi via fotocamera dello smartphone 

Questa funzionalità è fondamentale nell’ottica della dematerializzazione documentale 

Gli scontrini, da sempre fondamentali per giustificare – appunto – il rimborso della spesa, non sono più essenziali. O meglio, non è più essenziale che le aziende ne conservino la versione cartacea a norma di legge. Se la conservazione digitale rispetta determinati requisiti, il giustificativo cartaceo diventa non essenziale: la migliore app nota spese deve permettere al dipendente di scattare immagini digitali di scontrini e fatture con la fotocamera dello smartphone e trasmetterle in azienda tramite l’app stessa. Sarà poi l’amministrazione a decidere se la foto è accettabile o meno e a procedere con la conservazione a norma, altra caratteristica fondamentale della nostra ‘migliore app nota spese’ 

 

Predeterminazione limiti e classificazione automatica giustificativi 

A partire da questa caratteristica/funzionalità, passiamo dalla parte dell’amministrazione o, detto in modo più generico, dell’azienda. Una delle operazioni di routine nella gestione della nota spese è la verifica dell’aderenza delle spese dei dipendenti alle policy aziendali, attività che può essere decisamente onerosa in termini di tempo e che ha, come primo oggetto di verifica, l’ammontare delle spese stesse.  

La bellezza di un’ottima app nota spese è la possibilità di predefinire i massimali e le categorie: in questo modo non solo la compilazione è molto più rapida ed efficiente, ma il workflow approvativo viene estremamente semplificato.  

 

Semplificazione del workflow approvativo 

Qui ci si riaggancia al punto precedente. La semplificazione è dettata dall’automazione: tutto ciò che è routine va automatizzato, come appunto la definizione dei tipi di spesa e dei massimali in funzione della normativa in essere e delle policy. Va poi aggiunta una cosa interessante, ci che usando un’ottima app per la gestione nota spese il workflow approvativo può diventare mobile, ovvero la nota spese di un dipendente può essere agevolmente approvata dal suo responsabile anche via smartphone 

 

Integrazione con i sistemi aziendali 

La migliore app nota spese gestisce il processo end-to-end. Ma non è un’isola: le spese dei dipendenti vanno riportate nelle scritture contabili e devono anche alimentare il sistema paghe per dare esecuzione al rimborso. Quindi, è fondamentale che l’app venga integrata con i sistemi gestionali in uso nell’azienda: dover riportare i dati manualmente o, comunque, fare uso parziale dell’automazione non può che avere un impatto importante sulla semplificazione dei processi e, soprattutto, sulla possibilità di ridurre spese di gestione e abbattere gli errori/. Per quanto possibile, il processo va semplificato e reso più fluido possibile: l’integrazione serve precisamente a questo. 

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