Registrazione note spese, qual è la tecnologia giusta?

La tecnologia giusta per la registrazione delle note spese è semplicemente quella che riesce a semplificare il più possibile un iter complesso, a velocizzarlo e a renderlo efficiente nel rispetto delle policy aziendali e della normativa in essere. Il punto di partenza, su cui si innesta il tema della registrazione delle note spese, è proprio la percezione diffusa che esse siano un male necessario: qualcosa cui il dipendente in trasferta non può fare a meno, pena l’assenza di rimborso, ma pur sempre un’attività onerosa a livello di tempo, soprattutto per le aziende più grandi e strutturate.  

Effettivamente, è così: nel caso più comune, quello in cui c’è un file Excel che il dipendente deve compilare riportando tutte le spese effettuate, le aziende chiedono giustamente un buon livello di dettaglio, che si manifesta nell’associazione della spesa a una categoria specifica, a un cliente determinato e magari identificato con un codice, a un centro di costo e via dicendo.  

A questo si aggiunge la necessità di conservare i giustificativi cartacei, che nel corso di una lunga trasferta si accumulano e diventano difficili da gestire: di solito ci si riduce a compilare la nota spese fuori dall’orario di lavoro, magari di sera dopo una lunga e impegnativa giornata, porgendo il fianco a errori, dati duplicati, campi non compilati e a tutti i tipici effetti di una gestione manuale. 

La trasformazione digitale per la registrazione delle note spese  

Quindi qual è la tecnologia giusta per la registrazione delle note spese? Quella che, appunto, riesce a semplificare il più possibile il processo di cui sopra, che peraltro è stato considerato solo dal punto di vista del dipendente, al quale si aggiunge tutta la parte dell’amministrazione che di sicuro non è più semplice o lineare.  N

D’altronde, è anche vero che il processo gestionale della nota spese è un candidato eccellente per l’automazione, che a sua volta è un tipico riflesso della trasformazione digitale. Il fatto che oggi si continuino a conservare i giustificativi cartacei quando la normativa non lo impone più, che gli excel vengano compilati a mano prima di andare a dormire e che, dal lato dell’amministrazione, ci sia qualcuno che verifica la rispondenza delle singole spese alle policy aziendali è quasi anacronistico. Eppure, capita ancora in un numero sconcertante di casi.  

Usare un’app per la registrazione delle note spese 

La tecnologia attuale, quella “giusta” fa sì che la registrazione delle note spese possa avvenire con un’app, tramite il proprio smartphone, mediante la connettività mobile che ormai è ovunque e tramite il cloud, che rende l’accesso alla piattaforma gestionale sicuro e sempre disponibile.  

Facciamo un esempio: dopo aver pagato il suo pranzo, il dipendente in trasferta può semplicemente registrare la spesa all’interno di categorie predefinite e massimali preautorizzati (in caso di difformità dalle policy, potrebbero scattare degli alert), assegnandola in un istante a un centro di costo. Poi, per chiudere il tutto è più che sufficiente scattare una bella foto allo scontrino con la fotocamera dello smartphone per avviare l’iter di conservazione sostitutiva, che – qualora vengano soddisfatti determinati requisiti – rende non più necessaria l’archiviazione del documento fisico.  

Inoltre, tecnologie OCR riconoscono i dati presenti sullo scontrino/fattura e automatizzano anche parte della compilazione.  

I principali vantaggi di un’app per la nota spese 

I vantaggi sono diversi: si pensi anche solo al tempo risparmiato, al fatto che la registrazione delle note spese non sarebbe più percepita come un male necessario, ma come una normale attività di routine che si svolge in pochi istanti.  

Si pensi poi alla riduzione di incidenza degli errori, che pesano sì sull’amministrazione, ma anche sul dipendente, che è costretto a tornare più volte sulla stessa nota con rettifiche e correzioni, oppure alla libertà di non essere costretto a conservare tutti gli scontrini e le fatture. 

Registrazione note spese e digitalizzazione: i benefici per l’amministrazione 

La tecnologia “giusta”, che rientra nel macrocosmo della digital transformation, offre benefici tangibili non solo a chi la nota la deve fare, ma anche a chi la deve gestire.  

Qui il concetto è semplicissimo, poiché basta immaginare la differenza tra ricevere un Excel compilato a mano, con tutti le potenziali criticità del caso, e un flusso di dati già categorizzati, normalizzati, e sui quali è già avvenuto un controllo formale automatico e una verifica di rispondenza alla policy dell’azienda. Il processo autorizzativo risulta così estremamente semplificato, e a questo si aggiungono tutti i benefici della dematerializzazione documentale. Perché, si sa, anche gestire un archivio cartaceo non è un onere da poco.