FAQ

Domande generali

Trova le risposte alle domande legate alle funzionalità e funzionamento di Smartex

1. Dove annotare in modo digitale le Note Spese Aziendali?

SmartEX è l’applicativo che consente ai tuoi dipendenti di ottimizzare la gestione di trasferte e spese, caricandole in digitale direttamente dallo smartphone.
Dallo stesso gestionale, i responsabili possono tenere sotto controllo in qualsiasi momento l’andamento fiscale ed economico aziendale.

2. Come funzionano i workflow (flussi di lavoro) in SmartEX?

I flussi di lavoro permettono di gestire agevolmente le 3 fasi successive all’importazione della Nota Spese:
1) VERIFICA – prevede tutti i controlli direzionali e operativi sui dati contabili inseriti
2) APPROVAZIONE – consente di validare o meno le spese condotte dal dipendente nell’ambito/esercizio delle sue mansioni
3) CONTABILIZZAZIONE – convalidate le Note Spese, ne consente l’esportazione sotto forma di flusso contabile e Payroll – per l’invio ai sistemi contabili per la registrazione – e al sistema per l’Archiviazione Documentale a Norma.

I workflow di SmartEX consentono anche di invertire la fase di Approvazione e Verifica, avviando come prima la validazione amministrativa.

3. Quanti sono i ruoli su SmartEX?

SmartEX prevede 4 ruoli preimpostati e la possibilità di personalizzare i ruoli nell’applicazione.
I quattro ruoli di default sono:
1) dipendente/utente;
2) responsabile
3) contabile
4) gestore

4. Come si differenziano i ruoli su SmartEX?

I 4 ruoli si differenziano per range di attività consentite nell’applicativo:

1) il dipendente ha accesso alla sola creazione (ed eventuale modifica) di spese e Note Spese;
2) il responsabile ha diritto ad un accesso aggiuntivo oltre all’importazione delle spese, per validare le note spese dei suoi dipendenti/collaboratori;
3) l’amministrativo ha la visibilità delle voci della dashboard relative alla verifica, alla contabilizzazione e alla reportistica dei dati contabili;
4) il gestore ha il massimo livello di ruolo e può, ad esempio, aggiungere utenti, modificare le policy aziendali, cambiare i massimali e le politiche di spesa.

Privacy & Protezione dei dati

Tutte le informazioni sono elaborate secondo le policy e le regole contabili dell’Azienda per esportare i flussi dati destinati alla contabilità, al payroll e alla Sostitutiva a norma.

1. SmartEX è conforme al GDPR?

Sì. SmartEX utilizza esclusivamente hosting certificati dedicati di primo livello (Azure) che soddisfano sia i requisiti di conformità previsti dal Regolamento per la protezione dei dati (GDPR) che i requisiti di sicurezza a tema cybersecurity.

2. SmartEX garantisce la conservazione digitale a norma?

SmartEX prevede il collegamento ai sistemi di Archiviazione Documentale a Norma per archiviare e conservare, rispettando le norme di legge in vigore, tutti i documenti giustificativi in formato PDF (ISO 19005-3).
La conservazione digitale a norma permette di custodire le note spese con valore fiscale e legale eliminando la necessità di archiviazione degli originali cartacei.

3. In caso di verifica fiscale, posso scaricare i giustificativi da SmartEX

Certamente. SmartEX è predisposta per l’esportazione delle ricevute delle note spese aziendale con valore probatorio.
La conservazione di tutti i giustificativi è garantita per il periodo legale.

In caso di verifica o controllo fiscale basterà collegarsi alla Dashboard di SmartEX e personalizzare i filtri sulla base della ricerca da effettuare:

  • per una determinata data o periodo temporale;
  • per un dipendente o azienda/società;
  • per una o più Note Spese specifiche.

Domande sulla prova gratuita

1. In cosa consiste la prova gratuita?

Registrati per la prova e potrai usare SmartEX gratuitamente per 30 giorni. Potrai creare fino a 5 utenti per te e i tuoi collaboratori. Ognuno avrà il suo utente e potrà fare login da Mobile e Web con la sua username+password.

2. Potete aiutarmi durante la prova gratuita?

Certo, la nostra online chat è attiva dal lunedì al venerdì dalle ore 09 alle 17. In più hai la possibilità di prenotare una dimostrazione gratuita della durata di 1 ora con un nostro consulente.

3. La prova gratuita include tutti i moduli e tutte le funzionalità?

In prova hai tutti a disposizione tutti i moduli standard abilitati.
Puoi contattarci via chat / email (marketing@doxinet.it) per maggiori informazioni su queste funzionalità

4. Potete aiutarmi a capire se SmartEX fa al caso mio?

Se ti registri per la prova, riceverai un link per Prenota Demo gratuita di 1 ora in collegamento live (condivisione schermo) con un nostro consulente.

5. Posso chiedere una proroga del periodo di prova?

Se non hai avuto tempo di testare SmartEX nei 30 giorni di prova, contattaci via chat / email (marketing@doxinet.it) per chiedere una proroga.

6. Posso chiedere la riattivazione di una prova scaduta?

Sì è possibile. Entra in contatto via chat / email con la nostra Assistenza Clienti marketing@doxinet.it

Hai bisogno di altre informazioni?

Il nostro team è sempre disponibile per rispondere a richieste o dubbi sulle funzionalità di SmartEX.
Contattaci per discutere assieme delle tue esigenze e necessità.
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