Funzionalità

4 semplici passaggi
per fare tutto velocemente
e senza errori

SmartEX utilizza la fotocamera dello smartphone per
acquisire i giustificativi e trasmettere le immagini
a un server OCR in cloud. Il contenuto viene letto,
interpretato e restituito in forma di dati per la tua
convalida.
I controlli in sede sono molto ridotti. I massimali sono
preimpostati e le spese sono tutte chiaramente
attribuite, impossibile sbagliare. Il manager approva e
l’amministrazione dispone il rimborso.
I documenti digitalizzati vengono archiviati
nel sistema documentale e portati in conservazione
sostitutiva.

SmartEX è modulabile e personalizzabile per ciascuna azienda

SmartEX è preconfigurabile in base alle policy dell’azienda.
L’inserimento delle spese è guidato e i massimali sono predeterminati: impossibile sbagliare.
Ogni spesa viene associata a un’attività e a un cliente o prospect.

Inserimento rapido delle note spese

Accesso e interfaccia smart

Login via FaceID, TouchID o SSO da qualsiasi device e Home Page con quick action dedicate per inserimento e associazione delle spese.
Dashboard intuitiva per tenere sempre sotto controllo lo stato di una Nota Spese.

Optical Character Recognition (OCR)

Lettura automatica del giustificativo tramite sistema OCR, garantendo un saving di tempo nell’inserimento dei dati indicativi della spesa.

Multilingua e multivaluta

L’app è multilingua adattandosi a organizzazioni che operano anche all’estero. Gestisce i tassi di cambio storicizzati di tutte le valute a livello mondiale, con definizione del cambio in base alla data della spesa.

Firma elettronica di ogni nota spese

Sottoscrizione digitale automatica di ciascuna nota spese confermata dal dipendente, accedendo con credenziali personali e univoche.

Sistema di controllo e gestione
personalizzato

Alert dinamici

Si attivano a seguito di una violazione delle policy aziendali, come, ad esempio, il superamento dei massimali di spesa o per mancanza dei dati obbligatori.

Regole Policy aziendali

Gli Alert sono impostati sulle policy aziendali per consentire a Responsabili, HR e Amministrazione una veloce verifica e rettifica.

Gestione ottimizzata dei massimali

La gestione dei massimali è personalizzabile secondo le necessità delle policy aziendali.

Preautorizzazione alla trasferta

Per gestire tutte le trasferte relative all’attività commerciale, ma anche del personale di manutenzione, assistenza e supporto tecnico, attraverso workflow approvativo dedicato.

Integrazioni servizi terzi

Integrazione con Google Maps

Fornisce il calcolo automatico del
tragitto di percorrenza per il rimborso
chilometrico

Integrazione con agenzia viaggi

Consente di importare e rendicontare
tutte le spese di trasferta prenotate da
agenzie viaggi o da sistemi di terze parti,
nonché determinare quali metodi di
pagamento debbano essere privilegiati

Ricerca esercenti e società clienti

Consente la ricerca di Bar, Ristoranti, Hotel
per il rimborso delle spese effettuate per
vitto e alloggio e la ricerca tramite ragione
sociale delle Società Clienti

Integrazione con sistemi contabili

Adeguamento dei flussi ERP alle regole Contabili e Fiscali

Attività di mappatura per la produzione dI flussi automatici di alimentazione dei software gestionali aziendali.

Taylor Made

Per singola Azienda con parametri personalizzati tra cui:

– aggregazione dati per conti / centri di costo / commesse;

– calcoli di deducibilità fiscale.

Import flussi da estratto conto Carte di Credito

Onde eliminare o ridurre significativamente i tempi di verifica e Report di Riconciliazione, associando la spesa all’utente che l’ha effettuata.

Flusso Payroll su misura

Consente di esportare le Note Spese verificate sotto forma di flusso contabile e Payroll ed inviarle ai sistemi contabili per la registrazione.

Conservazione digitale a norma e cruscotti di BI

Performance dashboard
con moduli di BI

Con visualizzazioni interattive e flessibili, consentono di rilevare e gestire dinamicamente le note spese ed effettuare una rapida analisi finanziaria della redditività e dei ricavi.

Alta potenzialità di analisi
delle categorie

In termini di controllo, esportazione
e tipologia: reportistica direzionale
o operativa.

Dematerializzazione
note spese

Nel rispetto delle normative previste per
il valore probatorio e per la conservazione
(art. 2220 del cod. civ.)

Attiva la prova gratuita

Prova gratuitamente l’App SmartEX per 30 giorni.
Richiedi l’attivazione compilando il form.