SmartEX consente di produrre il pacchetto di conservazione della Classe Documentale “Note Spese” conformi alle regole dei sistemi di Conservazione a Norma.

Il sistema consente di selezionare l’arco temporale di estrazione del pacchetto di conservazione a norma secondo le modalità e frequenze decise dall’azienda utili alla digitalizzazione e dematerializzazione degli scontrini e giustificativi cartacei che quindi non devono essere più ordinati, catalogati, controllati, archiviati, stoccati e infine conservati per dieci anni come da normativa nella modalità tradizionale.

Nell’ordinamento giuridico italiano, la dematerializzazione delle note spese e dei giustificativi è consentita. Ciò significa che i documenti elettronici portati in conservazione sostitutiva possono avere rilevanza giuridica e fiscale analoga a quelli tradizionali, cioè a quelli di carta.

Per quanto concerne la disciplina normativa, si può fare riferimento al CAD, acronimo di Codice dell’Amministrazione Digitale, ma soprattutto al successivo regolamento tecnico emanato sotto forma di DM del 17 giugno 2014, in cui, tra l’altro, si ribadiscono le caratteristiche fondamentali dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ovvero l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità, nonché importanti informazioni relative alla conservazione sostitutiva, come l’obbligo di apporre la marca temporale, la firma digitale e permettere funzionalità di ricerca all’interno degli archivi.

La funzione prevede quindi per lo specifico ruolo di Accounting, di individuare, sulla base della frequenza di archiviazione più comoda e dopo avere consolidato i movimenti in contabilità, l’arco temporale di estrazione del pacchetto di conservazione. Il pacchetto può essere preso in carico sia dal servizio di conservazione Doxinet sia da provider già presenti in azienda e per cui SmartEX può esporta nel formato richiesto. In questo caso SmartEX ha a disposizione una consolidata esperienza con i tracciati di mercato esistenti