I flussi di lavoro permettono di gestire agevolmente le 3 fasi successive all’importazione della Nota Spese:
1) VERIFICA – prevede tutti i controlli direzionali e operativi sui dati contabili inseriti
2) APPROVAZIONE – consente di validare o meno le spese condotte dal dipendente nell’ambito/esercizio delle sue mansioni
3) CONTABILIZZAZIONE – convalidate le Note Spese, ne consente l’esportazione sotto forma di flusso contabile e Payroll – per l’invio ai sistemi contabili per la registrazione – e al sistema per l’Archiviazione Documentale a Norma.

I workflow di SmartEX consentono anche di invertire la fase di Approvazione e Verifica, avviando come prima la validazione amministrativa.

SmartEX prevede 4 ruoli preimpostati e la possibilità di personalizzare i ruoli nell’applicazione.
I quattro ruoli di default sono:
1) dipendente/utente;
2) responsabile
3) contabile
4) gestore

I 4 ruoli si differenziano per range di attività consentite nell’applicativo:

1) il dipendente ha accesso alla sola creazione (ed eventuale modifica) di spese e Note Spese;
2) il responsabile ha diritto ad un accesso aggiuntivo oltre all’importazione delle spese, per validare le note spese dei suoi dipendenti/collaboratori;
3) l’amministrativo ha la visibilità delle voci della dashboard relative alla verifica, alla contabilizzazione e alla reportistica dei dati contabili;
4) il gestore ha il massimo livello di ruolo e può, ad esempio, aggiungere utenti, modificare le policy aziendali, cambiare i massimali e le politiche di spesa.

Sì. SmartEX utilizza esclusivamente hosting certificati dedicati di primo livello (Azure) che soddisfano sia i requisiti di conformità previsti dal Regolamento per la protezione dei dati (GDPR) che i requisiti di sicurezza a tema cybersecurity.

SmartEX prevede il collegamento ai sistemi di Archiviazione Documentale a Norma per archiviare e conservare, rispettando le norme di legge in vigore, tutti i documenti giustificativi in formato PDF (ISO 19005-3).
La conservazione digitale a norma permette di custodire le note spese con valore fiscale e legale eliminando la necessità di archiviazione degli originali cartacei.

Certamente. SmartEX è predisposta per l’esportazione delle ricevute delle note spese aziendale con valore probatorio.
La conservazione di tutti i giustificativi è garantita per il periodo legale.

In caso di verifica o controllo fiscale basterà collegarsi alla Dashboard di SmartEX e personalizzare i filtri sulla base della ricerca da effettuare:

• per una determinata data o periodo temporale;
• per un dipendente o azienda/società;
• per una o più Note Spese specifiche.

Registrati per la prova e potrai usare SmartEX gratuitamente per 30 giorni.

Riceverai all’indirizzo indicato una email dal Team SmartEX che ti guiderà nel download della mobile app e nella fase di primo login.

Certo, puoi sempre contattarci compilando il form “Contattaci” e segnalandoci eventuali problemi. Hai inoltre la possibilità di prenotare una dimostrazione gratuita della durata di 1 ora con un nostro consulente. La dimostrazione è riservata alle aziende con un numero minimo di 10 utenti che compilano la Nota Spese.

In prova hai a disposizione tutti i moduli standard abilitati.
Puoi contattarci per maggiori informazioni su queste funzionalità e su tutte le altre funzionalità di SmartEX.

SmartEX è in continua evoluzione!

I consulenti SmartEX saranno lieti di fornirti tutti i chiarimenti necessari. Attraverso il form “Contattaci” puoi richiedere un appuntamento gratuito, via call o in presenza a seconda delle tue preferenze.

L’appuntamento è riservato alle aziende con un numero minimo di 10 utenti che compilano la Nota Spese.

Se non hai avuto tempo di testare SmartEX nei 30 giorni di prova, contattaci per chiedere una proroga.

Sì è possibile.

Entra in contatto con la nostra Assistenza Clienti cliccando qui