Grazie a User Interface e User Experience studiate al fine di agevolare e semplificare al massimo l’interazione utente-app, SmartEX consente di registrare e gestire in pochi secondi ogni singola spesa sostenuta durante le trasferte di lavoro.

Una volta selezionata la categoria di spesa, utile e necessaria al fine di definire il conto contabile nella fase terminale del processo di contabilizzazione Nota Spese, l’utente può digitalizzare l’immagine del giustificativo utilizzando la cam del proprio smartphone, piuttosto che recuperarla dalla gallery foto o qualsiasi altro documento salvato sul device.

Un OCR avanzato leggerà l’immagine selezionata, fornendo una lettura automatica di alcuni indici presenti sul giustificativo come: importo, data e p.iva dell’esercente.

L’utente potrà poi compilare un form dedicato per ogni singola categoria di spesa con le informazioni richieste e definite dall’azienda secondo la propria policy, ad esempio presenza di ospiti, colleghi, località di spesa, tipologia di pagamento, scopo/missione a cui imputare la spesa per una eventuale rifatturazione.

Il sistema è in grado di gestire anche spese in valuta straniera, convertendo in automatico l’importo verso la valuta di riferimento aziendale, in accordo con il tasso di cambio applicato nella data della spesa.

Terminata la compilazione del form di spesa una serie di alert facilmente riconoscibili e configurabili da parte dell’azienda avvertirà gli utenti di eventuali sforamenti delle policy aziendali.

Tutte le spese create dall’utente dovranno essere associate a un contenitore Nota Spese creato manualmente o in maniera automatica con periodicità e naming definiti dall’azienda.

L’utente potrà indicare anche eventuali anticipi di cassa ricevuti, siano questi in euro o in valuta straniera.

Al termine del periodo di riferimento della Nota Spese, o semplicemente una volta tornati dalla trasferta di lavoro, l’utente potrà avviare il workflow approvativo, inviando al proprio responsabile la propria Nota Spese.

Terminato il processo di approvazione, le Note Spese potranno essere inviate al sistema gestionale contabile dell’azienda, propriamente convertite in flussi contabili ad hoc.

Naturalmente, per garantire la corretta dematerializzazione delle Note Spese, un flusso documentale permetterà di portare in Archiviazione Sostitutiva a Norma tutta la documentazione, inclusi i giustificativi di spesa.