Nonostante la digitalizzazione sia ormai dilagante, in molte aziende la gestione note spese avviene ancora in modalità tradizionale: moduli compilati a mano, dati riportati (sempre a mano) in Excel e organizzazione/archiviazione dei documenti in forma cartacea. 

È proprio la modalità di gestione “analogica” del processo a rendere questo adempimento in una vera e propria scocciatura per i dipendenti in trasferta. Soprattutto si trasforma un onere eccessivo per l’amministrazione, che non si limita – come dovrebbe – a raccogliere giustificativi e a dare seguito all’iter di rimborso. Spesso gli uffici amministrativi si trovano a dover “rincorrere” le inefficienze del processo stesso, dai documenti che non si trovano alle note compilate male, dai frequenti errori d’inserimento a cifre che superano i massimali fissati dall’azienda stessa.  

Per non parlare della gestione del denaro contante, che presenta un ulteriore elemento di complicazione, perché capita si debba restituirne una parte o chiedere il rimborso di una quota extra anticipata con soldi propri. In questo modo, un processo che esiste da sempre e che andrebbe semplificato, incanalandolo in binari preimpostati, finisce per essere una mansione eccessivamente gravosa, che distoglie le persone da attività a valore aggiunto.  

Gestione note spese: l’intervento della tecnologia 

La risposta tecnologica al ‘problema’ della gestione nota spese sta proprio nella digital transformation. Il concetto, che per definizione è molto ampio, non va confuso con la semplice introduzione di tecnologia laddove precedentemente vi erano procedure manuali e tanta carta. La trasformazione digitale comporta infatti una profonda revisione dei processi e mette in discussione schemi consolidati da decenni, facendo perno sulle potenzialità delle più recenti ed evolute tecnologie IT.  

Per quanto concerne, in dettaglio, la gestione note spese, la tecnologia si trova ad avere un ruolo complesso. Ottimizzare il processo di compilazione, facendo sì che dalla “scocciatura” di un tempo diventi un’attività gestibile in pochi minuti, e snellire tutta la fase di presa in carico, revisione, autorizzazione e rimborso.  

Il tema è quindi piuttosto ampio perché ci sono due interessi da far combaciare. Il primo è quello del collaboratore, che chiede la massima semplificazione, la possibilità di compilare e di trasmettere la nota ovunque si trovi (d’altronde, essa è strettamente associata alle trasferte). Il secondo riguarda l’amministrazione, che vuole ridurre il più possibile – o eliminare, meglio ancora – tutte le procedure manuali e automatizzare il workflow di approvazione. 

La risposta ‘tech’: un’applicazione mobile  

Il web 2.0 ha ormai imposto un nuovo modo di lavorare, sempre connesso e indipendente dal dispositivo. Sono sempre di più i professionisti che si affidano allo smartphone e al tablet per gestire non solo il rapporto di collaborazione con colleghi e partner, ma anche la gestione di documenti, progetti e flussi di lavoro. La nota spese, strettamente connessa al concetto di trasferta, va dunque gestita in mobilità.  

La migliore risposta tecnologica alle esigenze di semplificazione e automazione sono appunto le app per dispositivi mobile. Queste permettono al tempo stesso una compilazione semplice e un percorso assistito che esclude o limita al massimo l’incidenza di errori nella compilazione, favorendo al tempo stesso l’amministrazione dell’azienda.  

Le piattaforme gestionali di un tempo non presentano un livello di agilità tale da poter sostenere le esigenze di persone in perenne movimento e sempre connesse. Le app, dal canto loro, possono invece garantire sicurezza, affidabilità e workflow semplificati. Anche grazie a modalità gestionali avanzate, come l’acquisizione dei giustificativi tramite fotografia scattata con lo smartphone e contestuale estrazione dei dati (per esempio, da uno scontrino) tramite software OCR.  

Gestione note spese: l’importanza dell’integrazione 

Dal punto di vista dell’amministrazione, poter eliminare i passaggi manuali è un grande passo avanti, da porre in essere in ogni caso. Ma potrebbe andare ancora meglio, poiché il sistema di gestione delle note spese andrebbe coordinato e integrato: 

• sia con il sistema di contabilità generale, per la registrazione delle spese per servizi effettuate dall’azienda; 

• sia con il sistema payroll, che si occupa dell’elaborazione delle buste paga. 

L’integrazione è fondamentale, dato che senza di essa si eliminerebbe il “problema” per il collaboratore in trasferta ma non per l’azienda, cui toccherebbe comunque l’incarico – gravoso e ricco di imprevisti – della compilazione manuale.