Nota spese rimborso chilometrico: 5 errori più frequenti (e come evitarli)

Nell’attuale scenario di ripresa dei viaggi di lavoro l’allocazione del budget si trova spesso a scivolare nel processo di rimborso chilometrico elaborato nella nota spese. Dal momento che da pochi anni la riduzione dei costi di gestione è entrata a pieno titolo in una strategia di crescita – e non solo di difesa del business – anche un’operazione come questa assume un nuovo valore per l’azienda. Vediamo come è possibile ridurre a zero gli errori in questa procedura che può rivelare criticità in assenza di una gestione eseguita con metodologie adeguate e strumenti dedicati.

Il primo passo per evitare ogni errore è stabilire in azienda una politica chiara sul rimborso chilometrico da presentare nella nota spese. Ogni organizzazione deve previamente condividere la sua policy con i dipendenti in modo da giocare a carte scoperte. Adottare una politica di rimborso però non è che l’inizio del processo, il punto zero. Da quel momento in avanti, qualora non si affidi la gestione a un sistema informativo, si aprono possibili scenari di rischio associati a conteggi errati e documentazione mancante. Dal buon governo di questo processo non solo si esclude l’incidenza di possibili conflitti, ma è possibile ridurre più del doppio il tempo impiegato nelle operazioni di rendicontazione e liberare grandi risorse, finanziarie e umane.

Rimborso chilometrico: i 5 errori più frequenti

Commettere errori – volontari o meno – nella compilazione della nota spese per l’accredito del rimborso chilometrico è una prassi consolidata. Specialmente se l’organizzazione elabora ancora in forma manuale i calcoli per emettere le fatture e consente margini di manovra troppo ampi al dipendente nella gestione completa del processo. Questa pratica è troppo rischiosa, in quanto nasconde una serie di insidie che si potrebbero evitare a monte senza dover ricorrere ex post a controlli amministrativi lenti e farraginosi. Tra i passi falsi più frequenti delle aziende che ancora si affidano al processo manuale possiamo distinguere:

  1. Errori nel coefficiente di rimborso chilometrico in base al modello del veicolo.
  2. Errori nel calcolo della distanza e nella scelta del percorso: l’azienda deve poter stabilire il tragitto, non il dipendente.
  3. Assenza di documentazione : in mancanza di transazioni bancarie o di uno strumento per tracciare le spese in tempo reale, il rischio di perdita del giustificativo relativo a spese di carburante o casello autostradale è alto. Come si controllano queste spese?
  4. Approvazione delle richieste di rimborso senza verifica della documentazione o non conformi alle politiche aziendali.
  5. Procedure di pagamento irregolari: possono risultare da errori di calcolo o da problemi amministrativi di varia natura.

Dai buchi in contabilità al disavanzo fiscale: perché intervenire con la tecnologia

Gli errori sul conteggio del rimborso chilometrico sono tipici di una gestione non centralizzata del dato e hanno impatti differenti sui processi di contabilità in capo all’Amministrazione. Per esempio, nel momento in cui si conteggiano uscite senza giustificativi di spesa a corredo, si iniziano a innescare dinamiche pericolose che compromettono alla lunga la solidità finanziaria e la compliancesulla normativa tributaria. Anche se un semplice scontrino mancante potrebbe risultare del tutto irrisorio ai fini di un controllo fiscale, la sistematica assenza di documentazione denota una cattiva ratio nella gestione che porta inevitabilmente ad almeno 3 conseguenze, ciascuna con ripercussioni critiche sul business:

  1. Cattiva gestione del budget totale: in mancanza di documentazione del rimborso chilometrico non è possibile per l’Amministrazione individuare e studiare nel dettaglio le spese relative a un centro di costo. Diventa difficile quindi allocare le giuste risorse e prendere decisioni mirate in base alle esigenze di ogni reparto aziendale. A sua volta questa incertezza ha un impatto negativo sul budget da dedicare ad altri progetti.
  2. Conformità fiscale: in assenza di informazioni dettagliate e documentazione a norma[1]  diventa impossibile il controllo da parte degli enti accertatori sulle deduzioni fiscali. L’approssimazione nella gestione dei rimborsi chilometrici può portare alla perdita di benefici fiscali e al pagamento di imposte più alte, o nel peggiore dei casi addirittura a sanzioni.
  3. Mancata integrazione delle spese di rimborso chilometrico nell’ERP aziendale: questo divario comporta scostamenti ingiustificati sul budget nonché un gap operativotra contabilità e il sistema di Payroll.

Come abbiamo appena visto, le gravi inefficienze generate dalla gestione manuale di un processo come quello di compilazione della nota spese per il rimborso chilometrico hanno conseguenze che impattano su un insieme di processi a prima vista slegati tra loro. Inoltre, più le dimensioni dell’azienda sono importanti, più questi effetti si fanno insidiosi. È dunque necessario intervenire a monte e non più a valle per contenere il fattore di rischio.

Tracciare i percorsi rimborsabili con l’integrazione di Google Maps

Gli errori più frequenti in cui è facile scivolare nella compilazione manuale del rimborso chilometrico sono però facilmente rimediabili. Tutto dipende dalla predisposizione a introdurre una piccola quota di innovazione tecnologica nei processi HR e in quelli amministrativi. Operazione non del tutto scontata, data la riluttanza a modernizzarsi, ma non c’è alternativa. L’implementazione di app dedicate a svolgere operazioni di tracciamento del chilometraggio, ad esempio, supportano in forma automatizzata le operazioni di controllo sui dipendenti lungo tutto il processo di rimborso della nota spese, registrando ogni dato del viaggio, a partire proprio dai km percorsi.

L’integrazione di questi sistemi con applicativi come Google Maps permette di calcolare la distanza percorsa e fornisce tutta una serie di informazioni al gestionale aziendale elaborate dal navigatore GPS. L’uso di mappe di navigazione garantisce un approccio standardizzato, equo e condiviso su cui basare il calcolo dei chilometri percorsi e del carburante utilizzato. Si tratta di una soluzione che ottimizza l’efficienza operativa dell’azienda, individuando possibili scostamenti tra la distanza calcolata dal GPS e la distanza effettivamente percorsa dal dipendente. In caso di un delta importante tra questi due valori, il sistema è in grado di generare alert per sollecitare ai responsabili amministrativi una verifica.

Tracciare e integrare le spese di carburante e telepedaggio

Per migliorare l’efficienza operativa è necessario però fare un passaggio successivo, integrando anche il flusso di dati provenienti direttamente dalle transazioni bancarie. Nella compilazione della nota spese relativa al rimborso chilometrico le soluzioni tecnologiche a supporto dell’Amministrazione sono capaci di acquisire i metodi di pagamento e le transazioni avvenute presso distributori di benzina e operatori di telepedaggio, facilitando l’importazione dei dati dalle carte di credito e dai transponder.

Una piattaforma ideata e configurata per mettere in comunicazione basi di dati di terze parti con quelli dei sistemi aziendali è in grado di offrire un ottimo livello di controllo in tema di rimborso chilometrico. I responsabili amministrativi ed HR hanno a disposizione così la possibilità di impostare massimali di spesa specifici per il viaggio e limitare i costi di trasporto per avere un maggiore controllo e garantire la totale salvaguardia del budget. L’automazione del processo fa il resto, consentendo di evitare una volta per tutte gli errori tipici di una gestione non ottimizzata della nota spese.