L’obiettivo di ridurre il più possibile i costi di trasferta è una leva strategica per aggiungere un tassello alla pianificazione di una roadmap digitale. Grazie all’uso della tecnologia le aziende hanno cambiato il loro orientamento alla gestione dei costi, passando da un approccio passivo al problema a uno molto più proattivo. Marginalizzare il budget per le spese di viaggio non sempre è un compito facile, anzi può diventare un’impresa quasi impossibile se pensiamo alla moltitudine di variabili e fattori da processare manualmente in back office senza una tecnologia capace di automatizzare e armonizzare questa procedura. La gestione più razionale della nota spese rientra così a pieno titolo tra le fila di quei cicli critici in capo all’amministrazione nell’era della “nuova normalità”.

Una nuova normalità dove a spingere sulla digitalizzazione dei dipartimenti a ‘rischio obsolescenza’ contano soprattutto la cultura aziendale e le nuove tecnologie messe in campo e capitanate dall’AI. Come si può apprezzare dalla People Risk Survey 2022 condotta al gruppo Marsh McLennan, identificare in modo chiaro quali sono gli obiettivi della digitalizzazione e qual è il loro scopo finale nella gestione di processi e persone aiuta l’azienda a individuare gli strumenti IT che permettono ai dipendenti di lavorare meglio. Una volta identificati gli obiettivi, si valutano quali tecnologie sono necessarie per raggiungerli e come implementarle in azienda.

AI per ridurre i costi di trasferta, il tuo alleato digitale

In questo scenario l’utilizzo di nuove soluzioni di analisi e acquisizione dei dati contribuisce a ridurre i costi di trasferta grazie al supporto delle nuove tecnologie. L’AI, ad esempio, consente non solo di abbreviare i tempi di percorrenza di un processo lento e insidioso come quello tipico del data entry. Azzera anche i casi di insuccesso nella procedura di compilazione e individua ogni genere di incongruenza. Nonostante l’Intelligenza Artificiale  sia ancora vista con sospetto dai dipendenti – stando alla survey di Marsh McLennan – la realtà è che nelle organizzazioni data driven l’implementazione di questo strumento ha un potenziale dirompente. Non solo convive in armonia con le competenze delle persone, ma è impiegata per ottimizzare i processi laddove i compiti diventano ripetitivi e a elevato rischio errore. Il quale può essere volontario o meno.

Una compilazione della nota spese aderente alla realtà è possibile solo grazie a strumenti progettati ad hoc per processare e controllare grandi quantità di dati in tempo reale. Al tempo stesso consente all’amministrazione di contabilizzare i costi di trasferta secondo nuove logiche più smart, perseguendo almeno 2 importanti obiettivi:

• • ridurre le spese;
  • accorciare i cicli di pagamento.

Le aziende che optano ancora per una compilazione manuale della nota spese generata su foglio di calcolo non comprendono l’importanza di questi due obiettivi, finendo per perdere completamente il controllo sul processo.

Compilazione manuale: le problematiche più comuni e gli svantaggi senza un’app

La nota spese gestita a silos – prima dal dipendente e poi dall’amministrazione – presenta diverse criticità che tutte le aziende devono affrontare rischiando di non fare quadrare i conti. Senza considerare la frammentazione delle fonti di dati da cui si deve attingere per compilare la nota di rimborso. In questo contesto complesso il compito di ricostruire nei minimi dettagli gli importi da corrispondere diventa arduo tanto per l’azienda quanto per il dipendente. A distanza di settimane dall’emissione di un pagamento, ad esempio, è possibile incorrere nei tipici errori di una gestione non ottimizzata:

• • ricevute poco chiare, scontrini usurati o illeggibili;
  • spese anticipate in contante: nessuna tracciabilità;
  • aggiunta note di credito per spese non riconosciute dalle policy;

Il mix di questi elementi, oltre all’uso di strumenti IT inappropriati, crea la condizione ideale per generare inefficienze che portano l’azienda a spendere di più del budget stimato.

Compilazione attraverso un’app dedicata: come si riducono i costi di trasferta

Con un applicativo designato alla compilazione della nota spese si possono tradurre molti dati non strutturati in dati strutturati. Diventa possibile in pochi secondi fare un’analisi delle spese di viaggio attraverso algoritmi e analisi predittive che permettono alle macchine di intercettare relazioni a volte inaspettate tra le spese. Sfruttare a proprio vantaggio queste nuove relazioni può portare a ottenere grandi margini di guadagno.

Come ben suggerisce l’articolo “How Digital Technology Is Transforming Cost Management”, pubblicato dalla Wharton Business School, la differenza principale tra le aziende che riescono a ridurre i costi e quelle che non lo fanno è che le prime sanno come utilizzare le nuove tecnologie. “Utilizzano nuovi strumenti, nuove tecniche, strutture di costo completamente nuove che non solo riducono i costi, ma liberano anche denaro per la crescita”.

Ecco perché sul piano dello sviluppo organizzativo una delle principali grane per l’amministrazione sono proprio le spese di trasferta. Sono queste a rappresentare il margine di crescita più importante, in quanto è possibile ridurle in modo efficace con un solo strumento. Grazie a un applicativo dedicato l’azienda disporrà di una struttura di governance dei costi di trasferta capace di rispondere al bisogno sempre presente di liberare risorse.