Perché SmartEX è meglio?

controllo spese dei dipendenti

Osservando il fenomeno dall’alto, si potrebbe facilmente affermare che le migliori soluzioni di controllo spese dei dipendenti siano quelle che miscelano visibilità, trasparenza e automazione. Ci si può domandare, piuttosto, come mai una soluzione di controllo spese dei dipendenti sia ancora fondamentale in un periodo in cui ltrasformazione digitale e l’automazione dei processi dovrebbero – il condizionale è d’obbligo – non solo eliminare gli errori e accelerare le procedure, ma anche fornire visibilità e trasparenza sulle spese effettuatesemplificando la riconciliazione e, più in generale, tutte le attività amministrative e finanziarie connesse 

La realtà racconta una storia diversa: pur con le dovute eccezioni, gli acquisti non autorizzati, le spese eccedenti i budget (e le indicazioni normative) e gli anticipi di cassa non gestiti fanno ancora parte della quotidianità di alcune aziende, con evidenti conseguenze a livello di complessità gestionaleprocedure di controllo macchinose e, talvolta, il fatto di non poter proprio allocare le spese effettuate. Quasi superfluo sottolineare le conseguenze negative di tutto questo, poiché oltre a una perdita diretta di denaro, dovuto a spese non autorizzare, anticipi non restituiti ecc., si associa un’impennata di costi che l’azienda deve sostenere per la gestione.

 

Visibilità e automazione: le migliori soluzioni di controllo e gestione spese dei dipendenti 

Il concetto che anima le migliori soluzioni di controllo spese dei dipendenti è quindi la trasparenza, che a ben vedere è un effetto immediato della digitalizzazione dei processi. La trasparenza a livello di spese è da sempre un elemento chiave delle aziende più efficienti e in salute, ma oggi diventa del tutto insostituibile poiché sono sempre di più le imprese che si trovano a lavorare con workforce diffuse. Se a questo tipo di impostazione non si associa un controllo spese efficiente, le criticità citate possono crescere a livello esponenziale mettendo in crisi il futuro dell’azienda 

 

Oltre alla trasparenza, un’ottima soluzione di controllo spese dei dipendenti deve presentare (almeno) altre due caratteristiche: l’automazione basata su policy e l’analisi dei dati. Il primo punto è essenziale ed emerge chiaramente se si osserva il tipico processo di gestione della nota spese, che in molte realtà aziendali non è ancora automatizzato ed è quindi soggetto a data entry, verifiche e riconciliazioni manuali. Tutto ciò comporta tempi lunghi, perdite di tempo (e di denaro), potenziali errori e, come anticipato, anche casi di impossibilità di allocare le spese in modo corretto.  

 

È per questo motivo che le soluzioni di controllo spese dei dipendenti devono fare affidamento su controlli policy-based, ovvero una serie di regole, basate sulla normativa in essere e sulle policy aziendali, che regolano ex-ante il processo della nota spese e autorizzano unicamente quelle che rientrano nei parametri, cogliendo automaticamente errori, dati mancanti, incompatibilità, anomalie e non conformità. La somma di visibilità e automazione dei controlli è ciò che rende tutto il processo efficiente e a prova di workforce diffusa.  

 

La valorizzazione dei dati, per un approccio predittivo

Infine, le migliori soluzioni di controllo spese dei dipendenti sono in grado di valorizzare i dati di cui dispongono trasformandoli in insight utili a identificare particolari trend e comportamenti, a comprendere l’efficacia degli strumenti messi a disposizione dei dipendenti, ad effettuare analisi comparative in funzione di sedi e aree geografiche e identificare comportamenti anomali.  

 

I dati, però, non si limitano a fornire evidenze della situazione in atto confrontandola con dati storici, ma possono anche abilitare un approccio predittivo e quindi diventare fondamentali ai fini di quel decision making che, a sua volta, condizionerà le policy che sottendono il processo. Si entra dunque nell’ambito delle tecniche di analisi, un campo nel quale AI (Artificial Intelligence) e Machine Learning sono gli strumenti di elezione su cui costruire non solo l’efficienza di oggi, ma anche quella di domani