
Durante i viaggi di lavoro i dipendenti sono soliti anticipare una serie di spese che possono essere documentate e non documentate e, a seconda della loro natura, rimborsabili o meno dalle aziende. Riuscire a differenziare in modo netto le due categorie e individuare strategie per ricondurre tutte le uscite sotto un’unica voce risulta fondamentale per il controllo dei centri di costo. Attività che richiede tempo per verificare la correttezza e la trasparenza della nota spese compilata dal singolo dipendente.
La direzione Risorse Umane è chiamata in questo senso a responsabilizzare previamente gli impiegati per evitare di risolvere ex post criticità che pesano come macigni sui budget allocati. Finora la gestione di questo processo ha fatto affidamento in parte sulla buona fede del personale, in parte sulle attività di costante controllo in capo ad amministrazione e dipartimento HR. La questione però è in questi anni diventata via via più spinosa, in quanto le aziende hanno iniziato a considerare la marginalizzazione sui costi del personale una vera e propria leva strategica. Motivo per cui la gestione delle spese documentate e non documentate è tornata al centro dell’agenda dei direttori del personale.
Perché serve una soluzione per controllare i costi
Il dipartimento HR ha bisogno del ridisegno di nuovi processi per uscire una volta per tutte fuori da questa impasse e semplificare l’analisi del dato. Un’operazione che garantirebbe di eliminare per sempre la divisione storica tra i costi tracciati e non. Motivo di scivoloni in fase di contabilità, nonché di attriti fra reparti. Per raggiungere questo obiettivo non basta solo implementare una soluzione tecnologica. Serve una nuova roadmap e un approccio alla riduzione dei costi di trasferta più innovativo.
Quante volte nella gestione delle spese dei dipendenti l’azienda affronta costi nascosti non supportati da una ricevuta con scritto l’importo, la data, il fornitore, la descrizione e il metodo di pagamento? La frammentazione dei costi relativi a fatture di alberghi, ricevute di ristoranti, biglietti aerei, spese casello e carburante o fatture di taxi, può trasformare il rimborso di una nota spese in un vero rompicapo. Se non esiste un sistema per centralizzare in un unico repository i dati relativi a queste spese, come si fa a risalire in modo univoco per ogni dipendente all’importo da destinare?
Spese documentate e non documentate: una questione di di governance organizzativa
È evidente come la possibilità di tracciare e documentare in forma digitale tutte le spese dei dipendenti durante le trasferte riduce sensibilmente l’impegno finanziario dell’azienda. Ma il vantaggio non finisci qui. Sul piano organizzativo fare questa scelta equivale a inviare un messaggio di trasparenza a tutti i dipendenti e promuove all’interno dell’impresa la cultura della responsabilità. Grazie a software che automatizzano i processi di gestione end-to-end le aziende possono ridurre al minimo i rischi di errori o frodi, ottimizzare il budget e garantire un processo di rimborso rapido e privo di errori. Il che suona come un ottimo compromesso di ingaggio anche per il dipendente in fase di implementazione della nuova tecnologia.
Tracciabilità: mai più costi nascosti
Le spese documentate offrono controllo, precisione e affidabilità: tre caratteristiche essenziali per monitorare l’andamento dei costi attraverso l’analisi dei dati in tempo reale. La direzione HR può così prendere decisioni più accurate sull’uso legittimo del budget e intercettare sia le best practice sia i comportamenti a rischio. Un fattore questo che risulta completamente incontrollato nel caso delle spese non documentate. La mancanza di una funzione centralizzata di raccolta dati espone in prima battuta l’azienda all’aumento del rischio frode. La totale assenza di documentazione, infatti, rende più facile presentare richieste di rimborso fraudolente che risultano poi molto complicate da contestare. Inutile dire che il processo di tracciamento risulta poi compromesso del tutto, con conseguente spreco di risorse, anche solo per finalizzare la verifica del dato.
Spese non documentate, gli impatti indiretti
Un aspetto ancora sottovalutato relativo alla gestione delle spese non documentate è il problema della conformità legislativa. In assenza di giustificativi l’azienda non solo spende di più nei rimborsi, ma evade anche le disposizioni in materia di archiviazione documentale sostitutiva e tributaria, finendo per esporsi a rischi legali enormi. Per ultimo il nodo relativo all’equità di trattamento dei dipendenti. Senza un sistema che regola in modo inequivocabile le policy e standardizza i processi di rimborso, si possono creare malumori e disparità tra le persone. Se i dipendenti non vedono riconosciute le loro richieste legittime ciò può causare frustrazione e alla lunga un peggioramento delle performance.