La riduzione dei costi relativi alle spese di viaggio è una strategia che le aziende adottano di default per ridimensionare i budget e aumentare i loro profitti. Oggi la sfida rimane sempre quella di intercettare modalità intelligenti per ottimizzare l’uso delle risorse a disposizione e migliorare l’efficienza. Una delle aree su cui è possibile intervenire senza il ridisegno di strategie industriali particolarmente complesse è senza dubbio la riduzione e la razionalizzazione della nota spese. Su questo punto è importante per le aziende comprendere a fondo i vantaggi che ne possono derivare a lungo termine.

Amministrare le spese di viaggio con la tecnologia

Ottimizzare il budget dedicato alle spese di viaggio dei dipendenti non coincide per forza con una riduzione dei costi complessivi, ma può migliorare lo stesso la performance finanziaria dell’azienda, aumentando i ricavi, il margine di profitto e il ritorno sugli investimenti. Grazie a nuove soluzioni tecnologiche, infatti – a parità di budget – è possibile amministrare molto meglio le spese di viaggio dirottando le risorse verso attività più strategiche di vendita.

Stando alle evidenze di uno studio di Forrester, l’84% dei leader nel settore tecnologico prevede un aumento del budget in soluzioni IT per il 2024, rispetto al 66% dello scorso anno. La percentuale maggiore si aspetta una crescita degli investimenti per l’analisi dei dati, seguita dalla sicurezza informatica. Avere a disposizione più risorse per queste priorità si traduce in una tutela maggiore del budget relativo ai costi operativi, tra cui – ad esempio – i rimborsi delle spese di viaggio.

Creare nuovo valore spendendo meglio il budget

Perfezionare con soluzioni digitali la gestione delle risorse dedicate alle trasferte aiuta a eliminare tanti sprechi, e al contempo mette in luce le buone pratiche per risparmiare e aggiungere valore al processo di vendita. Quanti e quali sono i costi che si potrebbero tagliare amministrando in modo più smart le risorse a disposizione?

Per rispondere a questo interrogativo è necessario un supporto digitale a quei processi più critici che spesso sfuggono al controllo di un responsabile finanziario. La gestione delle note spese, per esempio, è un tema che tutte le organizzazioni sono chiamate ad affrontare dopo aver delineato delle chiare policy di rimborso.

La ripresa delle relazioni vis-a-vis tra i rappresentanti aziendali nell’era post pandemica sta rispondendo a un bisogno diffuso della forza commerciale di investire più tempo nella vendita e nella relazione con i clienti. Non certo nella gestione della macchina burocratica. Come? Attraverso piattaforme ideate per colmare un vuoto digitale tra i processi frammentari e time spending delle note spese e quelli a più alto valore aggiunto, come la rendicontazione dei centri di costo o l’acquisizione di un nuovo cliente.

Una dashboard per un controllo real time delle risorse economiche e umane

Per ottimizzare il budget dedicato alle spese di viaggio l’imperativo è analizzare i dati in tempo reale. Questa operazione è necessaria per prendere le giuste decisioni e ricalcolare le risorse future in base a ciò che effettivamente accade nella realtà. Ottenere da un solo cruscotto una visibilità completa su tutte le spese di viaggio e poterle visualizzare in relazione alle informazioni di cui si ha bisogno aiuta l’amministrazione a calcolare il costo medio. Questa dashboard supporta in modo puntuale nel monitoraggio delle spese consentendo 4 livelli di dettaglio via via più specifici:

1. funzione aziendale;

2. team di lavoro;

3. ufficio;

4. singolo dipendente

Perché automatizzare l’elaborazione della nota spese

Per chi in azienda ha la responsabilità di far quadrare un bilancio o di amministrare un budget, le piattaforme per la gestione delle spese di viaggio si rivelano un ottimo alleato.

Queste soluzioni permettono di accantonare le preoccupazioni legate alla continua ottimizzazione delle risorse finanziarie o al controllo delle note di credito. Man mano che si inseriscono i dati, il flusso di lavoro automatico semplifica e razionalizza queste operazioni.

Uno degli aspetti più importanti per un controller è la verifica, operazione che non può essere più affidata alla compilazione manuale di un foglio di calcolo. Si rende necessario quindi un sistema che raccolga tutti i dati amministrando da un’unica piattaforma cloud le note di credito. Ciò significa che è possibile approvare le spese da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento per snellire e accelerare il processo di rimborso.

I vantaggi concreti di un alleato digitale per le spese di viaggio

Alcuni dei vantaggi di una piattaforma IT che supporta le aziende nella gestione ottimizzata della nota spese sono riconducibili all’individuazione di almeno 3 best practice difficilmente perseguibili in assenza di uno strumento digitale:

1. ridurre gli errori associati ai processi manuali;

2. tracciare solo i rimborsi dovuti;

3. identificare le frodi con l’IA

Su quest’ultimo punto una piattaforma digitale per la gestione delle spese di viaggio rappresenta una garanzia di controllo e ottimizzazione delle risorse, in quanto funziona da anello mancante tra l’ERP, le note frammentate su diverse fonti e i centri di costo.

La soluzione facilita l’applicazione delle politiche relative alle ricevute, al chilometraggio eccessivo e a tutto ciò che concerne un uso improprio della carta di credito. Inoltre, tiene traccia delle note già approvate dai responsabili, così da offrire visibilità sui dipendenti che sistematicamente superano i limiti di spesa, e mette a confronto le abitudini e i comportamenti passati rispetto a quelli analizzati in tempo reale.