Il digitale ancora una volta fa goal. I vantaggi della semplificazione e della sicurezza dei processi digitalizzati sono evidenti anche nella gestione del rimborso spese documentate, fino a ieri, da attività manuali di raccolta di scontrini e ricevute, da trascrizioni su foglio o Excel e da lunghi controlli da parte dell’ufficio contabile, spesso rallentati da incompletezze e non corrispondenze con i giustificativi di spesa. Ma questo è un lontano ricordo da quando la compilazione della nota spese è automatizzata e digitalizzata grazie a un’app integrata al sistema contabile aziendale.

Quella che era un’attività amministrativa lunga e complessa, e per di più a scarso valore aggiunto, oggi è semplificata e accelerata nella sua versione digitale, avvantaggiandosi l’intero workflow del rimborso spese. Tutto il processo di approvazione è infatti reso semplice, rapido e sicuro dal sistema digitale: inizia con l’acquisizione dell’immagine degli scontrini con un click sullo smartphone e prosegue con il trasferimento dei dati in modo automatico al sistema contabile, già classificati nella casella di spesa corretta, riducendo così gli interventi manuali anche da parte della contabilità.  

Dall’inizio alla fine, il rimborso spese documentate via app diventa un processo che libera tempo e risorse per attività a maggiore valore aggiunto, lungo l’intero flusso di approvazione.

Basta perdere tempo con gli scontrini 

Oggi basta un click per archiviare scontrini e ricevute e ottenere il rimborso dei viaggi di lavoro (vitto, alloggio, trasporto). Ricostruire le spese sostenute in trasferta era un grattacapo per i dipendenti, che perdevano tempo prezioso in un’attività necessaria, ma non redditizia per il business aziendale. Ora invece, con il rimborso spese documentate con un’app è tutta un’altra storia. 

L’acquisizione digitale delle immagini dei giustificativi di spesa, grazie a un sistema di Mobile Capture Data, cattura informazioni e prove documentarie in tempo reale e in modo integro e immodificabile, valide ai fini fiscali, per poi trasmetterle in automatico all’ufficio deputato al controllo e all’approvazione, la contabilità.  

L’attività manuale è ridotta a qualche spunta su date e voci di spesa, limitando i rischi di errore nella compilazione di cifre, date e voci di spesa. Questa precisione iniziale, garantita dal digitale, facilita anche i controlli successivi da parte della contabilità.

Rimborso spese documentate: meno controlli e trascrizioni anche in contabilità 

Ricevere sul sistema informativo cifre associate a voci di spesa e giustificativi in automatico, senza rischi di errore o incompletezze nella compilazione della nota spese, accelera e semplifica anche il successivo controllo contabile e l’ulteriore rischio di errori di attribuzione e di trascrizione da parte della contabilità stessa.  

Nella modalità tradizionale, infatti, era compito del contabile riportare sul sistema informativo aziendale ogni spesa nella casella corretta rispetto alla detassazione per il dipendente e alla deduzione fiscale per l’impresa, oltre al conteggio dei massimali di rimborso consentiti dal regolamento aziendale.  

Ora invece, con il rimborso spese documentate via app (inclusi ma non limitati a: spese viaggio, trasferta, rimborso chilometrico e mediche) sia i massimali di rimborso decisi dall’azienda, sia i tetti fiscali stabiliti per legge sono già definiti centralmente in modo automatico. Così, ogni volta che viene acquisita un’immagine con un click sul telefono, il processo è garantito.  

A seguito di poche spunte da parte del dipendente, infatti, dati e immagini vengono archiviati nella casella giusta e trasmessi al sistema centrale senza più rischi di errori o interpretazioni personali. Questa maggiore precisione e sicurezza dell’intero workflow approvativo, grazie alla documentazione via app, accorcia la catena del rimborso spese e con essa i tempi di evasione della pratica fino al payroll, l’accredito in busta paga. Ore risparmiate per il business da poter indirizzare su attività a maggiore valore aggiunto, grazie al rimborso spese documentate con un click.