Una buona governance sul processo di contabilità della nota spese ha come obiettivo finale tagliare i costi laddove è possibile. Per farlo è necessario in prima istanza creare un workflow efficace di approvazione: il che è sempre più facile a dirsi che a farsi. Questo processo infatti è iper frammentato e piuttosto critico, dati i costanti controlli sulle spese che richiede questa operazione e l’inserimento manuale dei dati nei sistemi informativi.

Quali sono dunque le strategie e gli strumenti a disposizione delle aziende per semplificare questa
procedura rendendola più fluida possibile? Quali sono i colli di bottiglia che impediscono ai dati di
compiere un ciclo approvativo in tempi rapidi e garantire all’Amministrazione di chiudere una nota
spese senza perdere ore di lavoro?

Le organizzazioni hanno a che fare ogni giorno con la gestione di costi che vanno contabilizzati
secondo una logica di ottimizzazione e razionalizzazione del budget. Tra questi ci sono quelli
afferenti alla nota spesa aziendale. Nel calcolo di questi costi gli attori coinvolti detengono ognuno
una quota di responsabilità. A partire dal dipendente, che dovrebbe scegliere l’opzione più
conveniente sulla singola spesa, per finire al controller finanziario, obbligato a verificare a uno a uno
gli importi e intercettare ricevute sospette.

Il tutto potrebbe trasformarsi in un processo agile e a prova di errore, o in uno lento, farraginoso e
ad elevato rischio. Dipende solo dalla scelta strategica dell’azienda e dalla volontà di trovare una
soluzione definitiva al problema dei workflow ingolfati. L’enorme differenza tra un approccio smart
e uno più tradizionale determina la struttura finale del flusso di lavoro nell’approvazione di una
nota spese.

Un flusso di lavoro al rallenty, il vecchio paradigma scompare

Ridisegnare un processo obsoleto, gravemente compromesso nella sua agilità dal numero di attori e dati che ne prendono parte, è un compito che non spetta fare al dipendente, ma a chi ha bisogno di un cambio di prospettiva in contabilità. È noto come il flusso di lavoro tipico della gestione di una nota spese aziendale sia piuttosto articolato. Dati destrutturati, policy aziendali che fissano i massimali, norme tributarie sulla tassazione, gestione delle ricevute cartacee, sono tutti elementi che concorrono a creare la ‘tempesta perfetta’ in contabilità.

A ciò si aggiungono ulteriori trappole che allungano la gestione e la rendono iper complessa, come l’interfacciamento dei consuntivi con i gestionali aziendali, compito che richiede tempo, fatica, e un sistema di controllo ossessivo del meccanismo di inserimento dati per evitare duplicazione ed errori di compilazione. Il risultato non genera solo una perdita di tempo all’ufficio Amministrazione, ma un ritardo colossale nel processo di rimborso e pagamento. Il che non fa contenti né i dipendenti né i dirigenti.

La soluzione per un nuovo workflow approvativo efficace

Le organizzazioni hanno finalmente modo di mettere da parte scartoffie, controlli incrociati e procedure vetuste di data entry attraverso l’implementazione di tecnologie abilitanti. Una di queste è l’AI, grazie alla quale è possibile oggi accorciare il processo approvativo individuando per tempo comportamenti fraudolenti alla base di richieste di rimborsi non dovuti. Fino ad oggi il sospetto di una frode doveva essere confermato o smentito da verifiche accurate con enormi impatti sulla snellezza del flusso approvativo. Oggi è invece possibile intercettare per tempo anomalie e schemi sospetti di pagamento, talvolta ancora sconosciuti. L’AI integrata nella soluzione supporta dunque nel bloccare sul nascere procedure di fatturazione dubbie, impedendo al processo di arrivare alla fine per poi essere corretto.

I 5 punti da monitorare per ottimizzare il flusso di lavoro

Integrare soluzioni software per la gestione della nota spese aziendale non garantisce solo maggior controllo – schivando frodi ed errori – ma elimina tutto il cartaceo e quindi dematerializza l’intero flusso di lavoro. La digitalizzazione aiuta nel ridisegno del workflow approvativo grazie a una procedura molto più intuitiva e ridotta ai minimi termini. Per ottenere i massimi benefici dall’implementazione dello strumento è necessario configurare una piattaforma in grado di:

1. utilizzare un linguaggio chiaro nelle istruzioni e nelle descrizioni per la compilazione della nota spese;
2. abilitare una user experience di massima fruibilità per l’utente;
3. limitare al massimo il numero di passaggi necessari all’Amministrazione e al dipendente per l’approvazione finale;
4. automatizzare le attività ripetitive e altamente time spending;
5. parametrizzare impostazioni predefinite per inoltrare note spese in linea con la normativa tributaria.

Un nuovo workflow collaborativo in uno spazio di lavoro digitale

Un applicativo per la gestione end-to-end della nota spese aziendale così strutturato crea uno spazio di lavoro digitale e condiviso tra membri di team diversi (Vendite, HR, Amministrazione) ed evita il continuo passaggio da uno strumento di gestione all’altro creando un hub centrale per un’esperienza di lavoro intuitiva e fluida.

Visto sotto quest’ottica, anche il workflow approvativo di una nota spese è un processo collaborativo da gestire a tutti gli effetti con gli strumenti IT che consentono una semplificazione delle interdipendenze tra micro processi. Il cambiamento è già in atto e – per dirla con Wayne Kurtzman, research vice president, Social, Communities, and Collaboration di IDC – “l’aspettativa e l’adozione di queste applicazioni di collaboration all’interno e all’esterno del luogo di lavoro è ormai un dato di fatto”. Motivo più che sufficiente per spingere IDC a stimare che il mercato delle applicazioni collaborative avrà una crescita sempre più spinta, raggiungendo i 63,8 miliardi di dollari entro il 2026.