Trasferte dipendenti: la gestione smart per il benessere aziendale

Le spese legate alle trasferte dei dipendenti rappresentano una voce importante nella rendicontazione di ogni centro di costo aziendale. Allo stesso tempo sono lo specchio delle best practice organizzative in tema di lotta agli sprechi. Un vero e proprio mantra per i dipartimenti HR alle prese con la razionalizzazione delle spese relative alle trasferte.

Ritornate alla nuova normalità post-Covid, le aziende devono di nuovo fare i conti con viaggi di lavoro sempre più frequenti, ma soprattutto sempre più cari. Come si può apprezzare dai dati ufficiali diffusi dal Mise sull’andamento dei prezzi della benzina dal 2020 a oggi (grafico), la crescita registrata dal carburante non si è mai fermata, arrivando a scollinare in più occasioni la soglia dei 2 euro al litro.

Anche l’innalzamento delle tariffe aeree, legate a doppio filo al costo del carburante, hanno segnato nel 2023 medie superiori del 32% sulle rotte europee, come confermano i risultati diffusi da Eurostat. Anche Federconsumatori aveva a suo tempo chiesto al Mimit un tavolo di confronto per tamponare la crisi degli aumenti indiscriminati dei biglietti aerei, di cui si registrano crescite comprese tra il 20% e il 50% rispetto al 2022.

Trasferte dipendenti, un’equazione difficile da risolvere

Oggi viaggiare per lavoro può pesare quindi il doppio rispetto a qualche anno fa sul budget dedicato alle trasferte dei dipendenti. Ciò impone al dipartimento HR di trovare l’equazione perfetta per bilanciare l’esigenza di contenere la spesa e gli obiettivi di business. In questo equilibrio di interessi è bene avvalersi di una tecnologia smart come alleato digitale per rendere la gestione amministrativa più snella, ottimizzando i costi di viaggio, vitto e alloggio, laddove è possibile.

I progressi delle nuove tecnologie di digitalizzazione dei processi di rimborso spese hanno favorito non solo la riduzione dei costi, ma anche lo sviluppo di soluzioni adattabili e personalizzate per soddisfare e supportare le diverse esigenze degli utenti. Pensiamo agli impatti a livello organizzativo che hanno i nuovi software per la gestione end-to-end delle note spese, consentendo ad esempio

  • la fine degli errori manuali;
  • più tempo da dedicare ad operazioni ad alto valore;
  • un nuovo modello per il workflow approvativo;

Questi nuovi approcci smart alla gestione delle trasferte dipendenti portano innovazione nei processi HR, esaltando quelle buone pratiche che contribuiscono a generare benessere organizzativo. Un dipendente coinvolto in questo cambio di rotta tecnologico per il miglioramento della gestione amministrativa si sente più stimolato a innovare ed è favorito nella crescita personale e professionale perché può finalmente disporre di una risorsa preziosa come il tempo.

I vantaggi per il dipartimento HR e l’Amministrazione

I benefici in termini di ottimizzazione dei tempi non sono appannaggio solo del singolo dipendente, ma di tutto il team HR alle prese con la complessità dei conteggi in fase di payroll. Il ridisegno digitale dei nuovi workflow approvativi prevede l’integrazione delle note spese nell’ERP esportate sotto forma di flusso contabile. In questo processo la piattaforma genera e aggrega dati ripartendo esattamente i valori per centri di costo e commesse.

Anche il processo di payroll è personalizzabile – cucito sull’esigenza organizzativa di ogni singola azienda – e consente di effettuare automaticamente gestioni di variabili complesse, come ad esempio il calcolo della ‘Diaria’

Benessere organizzativo e tecnologia: due facce della stessa medaglia

I vantaggi delle tecnologie di ultima generazione sul posto di lavoro sono ben noti, al di là del semplice supporto in fase di elaborazione della busta paga. Non mancano i report sui benefici dell’office automation in ottica smart e sul modo in cui i nuovi applicativi IT per la gestione risorse umane influiscono sulla produttività e sul benessere. Ciò aiuta i dipendenti a sentirsi meglio, e a dare il proprio meglio, grazie alla ri-valorizzazione delle loro competenze più core. Per raggiungere questo obiettivo è necessario automatizzare i workflow ripetitivi e a scarso valore aggiunto, proprio come quelli riguardanti la gestione cartacea della nota spese. Liberare questo tempo significa anche attivare nuovi percorsi di crescita personale per i dipendenti, consentendo loro di dedicarsi alla formazione e ad attività ad alto valore.

In questo studio di Deloitte, intitolato “2024 Global Human Capital Trends”, si evidenza come negli ultimi anni le aziende che hanno investito sulla componente umana hanno individuato un nuovo legame tra benessere e tecnologia. Questo si fa sempre più importante soprattutto nella fase storica che stiamo vivendo, in cui una buona parte dei lavoratori afferma che il proprio benessere in azienda è peggiorato. Tendenza rimasta invariata dal 2018, quando il 48% dei dipendenti e il 53% dei manager dichiaravano già allora di sentirsi troppo stressati.

Preoccupante al riguardo anche lo studio di Gallup “State of the Global Workplace” del 2023, in cui si rivela un dato davvero allarmante: il 60% dei dipendenti a livello globale non si sentono attivamente coinvolti nel lavoro che svolgono, specialmente in Europa. Questa scarsa propensione alla collaborazione si stima possa costare all’economia globale qualcosa come 8,8 trilioni di dollari.

La tecnologia per aumentare in benessere aziendale

La richiesta di nuovo benessere organizzativo si impone quindi come priorità. Eliminare nei flussi di lavoro la parte più noiosa, dispendiosa in termini di tempo e a elevato rischio di errore, serve a far convergere differenti priorità organizzative in un’unica soluzione e a stimolare in ogni dipendente la crescita di nuove competenze e la nascita di ruoli emergenti in azienda. Le nuove soluzioni digitali che supportano nella gestione delle trasferte dipendenti hanno come obiettivo liberare risorse e costruire strategie basate su una rinnovata alleanza tecnologica con i dipendenti. Senza il bisogno di investire in nuovo organico. Riparte da qui il termometro del benessere aziendale.