Spese di trasferta: le strategie efficaci per ottimizzarle

spese di trasferta

Con la ripresa dei viaggi di lavoro nell’era post pandemica si fa viva l’urgenza di implementare nuove soluzioni digitali per una gestione ottimizzata delle spese di trasferta. Non bastano più previsioni a corto raggio, è necessaria una vera e propria strategia volta a ridurre i costi mantenendo la stessa agenda di appuntamenti.

Tra visite ai clienti, partecipazioni a eventi dal vivo, incontri per stringere relazioni strategiche, i viaggi iniziano a pesare nuovamente e pesantemente sul budget. Come prevedibile infatti, le trasferte dei dipendenti hanno registrato trend di crescita importanti dal 2022 ad oggi, dato confermato in una survey condotta da Deloitte su un campione di 334 travel manager statunitensi ed europei.

Per quanto il mercato dei viaggi aziendali non sia ancora completamente stabilizzato ai valori pre-pandemia, la crescita prevista da Deloitte nel 2024 dovrà fare i conti con costi complessivi più elevati: da quelli relativi ai mezzi di trasporto a quelli del soggiorno in hotel. Nonostante ciò, circa il 70% delle aziende europee prevede che le spese di trasferta raggiungeranno la piena ripresa alla fine del 2024.

 

 

 

Ridurre i tempi e semplificare la gestione delle spese di trasferta

Si viaggerà di più, insomma, con obiettivi un po’ diversi tra aziende europee – più focalizzate sulle relazioni con i clienti – e quelle americane – più centrate sulla necessità di legare nuove partnership strategiche. Alla luce di queste previsioni di ripresa, per molte imprese si impone la necessità di migliorare il monitoraggio di quei processi da cui dipendono i costi dei viaggi. Le criticità più diffuse si annidano soprattutto nella cattiva gestione dell’intero workflow relativo alle spese.

I dati di seguito riportati ne sono un tipico esempio. Secondo un comunicato diffuso dalla Global Business Travel Association (GBTA), il costo medio per elaborare la nota spese di trasferta per un soggiorno in hotel di una sola notte ammonta a ben 58 dollari e richiede 20 minuti di lavoro. Ma non finisce qui: 1 giustificativo su 5 (19%) può contenere un numero talmente elevato di errori o informazioni mancanti che costa altri 52 dollari e 18 minuti correggerlo. Dunque, le risorse da investire finiscono per raddoppiare.

 

I costi segreti del travel business

Gestite secondo queste logiche, le spese di trasferta nascondono insidie molto pericolose che vanno a gravare in modo strutturale sul budget. Se pensiamo che ogni anno un’azienda elabora in media 51.000 giustificativi, il valore globale delle uscite solo per l’elaborazione delle note spese di trasferta è stimata in circa mezzo milione di dollari, stando alle evidenze di GBTA. A questi costi si devono aggiungere quasi 3.000 ore per correggere gli errori. Nessuna azienda può permettersi oggi una deriva simile.

 

Strategie per trasformare i costi delle spese di trasferta in benefici

Nonostante le tecnologie di video conference abbiano avuto un impatto considerevole nella riduzione “forzata” delle trasferte di lavoro dal 2020 a oggi, queste non sono riuscite a pregiudicare i vantaggi dei viaggi e degli incontri dal vivo, o a modificare la posta in gioco. Che anzi si è allargata tenendo conto anche della “rendicontazione non finanziaria”. Oggi, infatti, le aziende cercano soluzioni per l’ottimizzazione delle spese di trasferta in grado di rispondere a sfide ancora aperte, come la riduzione delle emissioni. Motivo che spinge a implementare strumenti per certificare in modo attendibile questi dati, per poi impiegarli nei report ESG. In questo senso è possibile intravedere una relazione nuova tra il valore generato e un nuovo posizionamento strategico dei viaggi aziendali.

 

Ottimizzare le spese di trasferta, da dove ha inizio la strategia

La strategia vincente per razionalizzare i costi parte dal corretto dimensionamento di un budget. Questa calibratura è importante, perché ha l’obiettivo di mantenere le spese aziendali al di sotto di un massimale . Nel contempo è necessario:

 

    1. implementare policy dettagliate per capire cosa è coperto e cosa no;
    2. stabilire un processo efficace di approvazione digitale delle richieste di rimborso;
    3. responsabilizzare di più i dipendenti;
    4. stringere partnership strategiche con aziende operanti nel settore turismo e trasporti;
    5. adottare software verticali per la gestione ottimizzata delle spese di trasferta

 

 

Digitalizzare le spese di trasferta: la risposta è smart

Grazie all’integrazione dei dati in tempo reale in una piattaforma dedicata, la gestione della nota spese diventa molto più snella. Sottrarre questa operazione alla compilazione manuale non offre solo la garanzia di accorciare i tempi ed evitare qualsiasi genere di errore. Produce effetti che a cascata vanno a generare nuovo valore a partire da un giustificativo. Ne possiamo individuare 4 in sintesi:

 

    1. semplificazione processi;
    2. gestione documentale;
    3. miglioramento della user experience;
    4. reporting con un livello di dettaglio necessario a prendere decisioni critiche

 

 

Dashboard di controllo, la reportistica come strategia di business

La complessità delle voci inerenti le spese di trasferta impone un controllo dettagliato e puntuale delle spese effettuate. Un cruscotto personalizzato in base agli indicatori più importanti per ogni organizzazione fornisce una visione sintetica e d’insieme sulla gestione del budget da parte dei dipendenti. Solo le soluzioni più all’avanguardia possono offrire questo genere di visualizzazione grafica del budget speso in tempo reale, in modo da semplificare la presa decisionale e intervenire per aggiustare gli scostamenti più a rischio, specie quelli legati alle frodi, intenzionali o meno che siano.

 

L’AI contro i tentativi di frode: conoscere i dipendenti dalle spese di trasferta

Intercettare i tentativi di frode sulle note spese si rivela un’azione di contrasto efficace per ottimizzare il budget a disposizione. Gonfiare una fattura, inserendo voci non attinenti o in conflitto con le policy condivise, è un rischio che va tenuto sempre in considerazione. Senza l’intervento di una tecnologia AI, in grado di sviluppare algoritmi di apprendimento, questo genere di verifiche incrociate si farebbe molto complicato. E i tentativi di frode finirebbero per minacciare la redditività. Nello specifico, un software di Intelligenza Artificiale è in grado di individuare velocemente i diversi modi in cui un dipendente inoltra richieste fraudolente. Le più tipiche sono, ad esempio:

 

    • richiesta eccessiva di mance al ristorante;
    • importi oltre i massimali stabiliti;
    • spese aziendali dichiarate ma non effettuate;
    • spese personali non vincolate al lavoro;
    • rimborso di viaggi mai effettuati;
    • spese non rimborsabili

 

L’integrazione con l’ERP di una tecnologia all’avanguardia si rivela una strategia efficace nella gestione delle spese di trasferta non solo per individuare i tentativi di frode, ma per ridisegnare interi workflow secondo logiche nuove. Portare innovazione in questi processi significa semplificare un flusso contabile nel suo insieme, evitando errori e supportando l’Amministrazione nella gestione di variabili sempre più complesse.