In un sistema contabile i conti devono sempre tornare, anche alla voce “nota spese trasferte”. Eppure, questa è una voce che suscita spesso grattacapi non solo in chi deve tracciarla e presentarla, ma anche in chi, dovendola controllare, spesso si trova costretto a completarla nelle parti mancanti, ricostruendo le cifre che non tornano prima di riuscire ad approvarla. Insomma, una complicazione per il sistema contabile, che può essere semplificata nella sua gestione grazie ai giusti automatismi e alla disponibilità di app digitali.

A monte, spese tracciate in modo veloce e semplice 

Grazie a un’app, oggi si può acquisire in automatico l’immagine degli scontrini e le cifre corrette di spesa, senza errori di trascrizione o rischio di dimenticare qualche voce.  

La facilità d’uso dell’app, a portata di un click sullo smartphone, fa raccogliere in tempo reale tutti i giustificativi delle spese sostenute, necessari per avere diritto al rimborso. Inoltre, poiché il sistema è già suddiviso per voci di spesa con i relativi calcoli e tetti fiscali, ogni costo sostenuto viene attribuito alla sezione corretta senza il rischio di confusione, e l’associazione tra scontrino e voce di spesa arriva in automatico al sistema contabile.  

In questo modo, nella fase di trascrizione e registrazione degli scontrini in contabilità, si evita “la libera interpretazione” su quali voci di spesa farli ricadere con i tetti fiscali collegati.

Con un’app meno conti e controlli per la contabilità 

In sostanza, l’automatismo garantito all’origine nella compilazione della nota spese porta benefici al sistema contabile. Infatti, per prima cosa il collega della contabilità trova tutti gli scontrini e le ricevute già raccolti in modalità digitale, integri e non modificabili, validi ai fini fiscali come sostitutivi dei documenti cartacei.  

In secondo luogo, trova registrata correttamente la cifra espressa dallo scontrino, perché viene catturata all’origine in automatico dal sistema e così lo stesso dipendente non rischia di scrivere numeri sbagliati e l’associazione scontrino–voce di spesa è già messa a sistema correttamente.  

In conclusione, le operazioni di controllo nel sistema contabile sono agevolate, semplificate e rese più veloci dagli automatismi iniziali. L’app digitale va in soccorso sia ai dipendenti che vanno in trasferta, sia al contabile preposto ai controlli di tutte le voci di spesa dei colleghi.  

In questo modo, non solo si riduce il rischio di ricevere in contabilità documentazioni incomplete, da controllare e completare con la necessità di dedicare tempo e risorse aggiuntive, ma si riduce anche il rischio di errori da parte dell’ufficio contabile stesso.

Spese tracciate dall’app al payroll passando per la contabilità   

Grazie alla tracciabilità digitale delle spese sostenute in trasferta, infatti, non c’è più la necessità di registrare sul sistema contabile i dati raccolti dal dipendente su un foglio Excel o su un documento cartaceo. Prima dei sistemi automatici collegati al sistema contabile, il contabile doveva ritrascrivere sul proprio sistema le voci di spesa presentate, con l’ulteriore possibilità di commettere errori involontari, copiando e digitando cifre sbagliate o incasellandole alla voce di spesa non corretta. In pratica, la rendicontazione della nota spese era un’attività piena di dati parziali ed errori per il sistema contabile, che richiedeva tutto un lavoro di ricostruzione, sia a monte che a valle, per far tornare i conti.  

Grazie alle app sistema contabile digitali collegate ai sistemi informatici e contabili aziendali, invece, oggi il problema è ampiamente risolto e il flusso dalla compilazione delle spese sostenute all’erogazione del rimborso in busta paga avviene più velocemente e in sicurezza, liberando risorse ed energie a tutti i livelli del workflow approvativo da utilizzare per attività a maggiore valore aggiunto.