L’analisi del Processo delle Note Spese rientra a pieno titolo nel tema della digitalizzazione e della process automation, rappresentandone un degno completamento. La capacità di acquisire dati lungo tutti i passaggi del workflow rende la nota spese un perfetto candidato per analisi di tipo quantitativo, qualitativo e anche organizzativo, attività dalle quali le aziende si aspettano insight di valore.

Soprattutto nelle strutture più grandi e organizzate, laddove la quantità di dati e documenti da gestire è molto voluminosa, l’analisi dei dati può fornire al management informazioni sull’efficienza del processo stesso, dare uno spunto per rivedere le policy in essere oppure per modificare l’organizzazione stessa, poiché non dobbiamo dimenticare che – fatto salvo un basamento normativo comune – le modalità di gestione della nota spese possono variare da un’azienda all’altra.

Analisi nota spese: un patrimonio informativo in evoluzione

Domandiamoci, a questo punto, quali informazioni l’analisi dei dati possa fornire alle aziende e in che modo indirizzare tale patrimonio informativo verso la massima efficienza. L’analisi dei dati fornisce al CFO e al suo team massimo controllo e visibilità sulla spesa aziendale, evitando per prima cosa che si superino i limiti dei budget.

L’indagine può partire dal costo totale delle note spese e poi approfondire con una ripartizione di dettaglio per centro di costo, una valutazione dinamica dell’andamento delle spese nel periodo evidenziato, il costo medio per singolo dipendente, i dipendenti che hanno speso di più nell’intervallo di tempo, il chilometraggio medio con scostamento tra quello inserito e quello rilevato dal GPS, le tipologie di pagamento utilizzate e via dicendo.

Per essere efficaci, e quindi evidenziare trend meritevoli di attenzione, tali informazioni vanno peraltro fatte confluire in dashboard ottimizzate sia a livello di presentazione che di user experience, con una giusta gerarchia tra le informazioni e forti possibilità di approfondimento.

Tra le altre metriche meritevoli di attenzione, l’analisi dei dati permette di valutare lo scostamento tra le spese effettive e i massimali, nonché il loro superamento e il mancato rispetto delle policy aziendali, cosa fondamentale per tenere sotto controllo la spesa ed evidenziare eventuali comportamenti dubbi e reiterati, ma anche per comprendere l’efficacia della comunicazione circa i massimali e le policy stesse. Può essere inoltre interessante comparare il comportamento tra diverse sedi, aree geografiche e periodi differenti, così da evidenziare tendenze sulla base dei quali rivedere, aggiornare o definire eccezioni alle regole.

Workflow più efficienti grazie ai dati

Tutte queste informazioni, e molte altre, permettono ai manager di identificare le tendenze in atto e agire di conseguenza, ma possono anche fornire informazioni circa l’efficienza del processo di gestione della nota spese, che com’è noto è un costo importante per l’azienda e va ottimizzato il più possibile. Sotto questo profilo, un parametro molto interessante è lo stato delle note spese, ovvero l’associazione delle singole pratiche al punto del workflow in cui si trovano: questo permette di comprendere, per esempio, il rapporto tra note approvate e respinte, ma anche quante sono ancora in lavorazione, quante già contabilizzate, archiviate, approvate e molto altro ancora.

Un passaggio ulteriore, e utile ai fini della massimizzazione dell’efficienza, potrebbe essere quello di evidenziare i tempi di permanenza delle pratiche nelle singole fasi, così da verificare se esistono colli di bottiglia all’interno del processo, comprendere esattamente dove siano e predisporre interventi correttivi che possono andare da sessioni di formazione a modifiche delle policy che consentano un livello superiore di automazione del processo e quindi più velocità e fluidità.