Il rimborso spese è un’attività dell’amministrazione del personale, che prevede un lungo iter approvativo della nota spese compilata dal dipendente. Il suo responsabile diretto approva la trasferta e le voci di spesa documentate, quindi la contabilità controlla la completezza e la veridicità dei dati inseriti e l’inerenza dei giustificativi all’attività lavorativa e, una volta approvati, li registra sul libro contabile. Infine, l’ufficio paghe e contributi inserisce in busta paga il rimborso approvato. Gli anticipi di tasca propria sono rimborsabili in tre modi alternativi, a piè di lista o analitico, forfettario e misto e hanno tassazioni e deducibilità diverse a seconda dei tetti di spesa e a seconda che le trasferte avvengano nel Comune della sede di lavoro o al di fuori.

Va da sé che il rimborso spese comporti una certa complessità gestionale, ma oggi è reso più veloce e sicuro grazie alla normativa che permette la conservazione elettronica dei rimborsi spese e dei relativi giustificativi. Infatti, con una gestione digitale integrata, software dedicati e app in modalità “self-service”, ci sono meno rischi di errore nella compilazione della nota spese e nella registrazione contabile. C’è una riduzione dei tempi per tutte le risorse coinvolte e un possibile miglioramento del clima aziendale.

Rimborso spese: modalità e trattamento fiscale

La deducibilità dal reddito d’impresa e la detassazione per il dipendente delle spese di viaggio sono regolate dall’art. 95 comma 3 del Tuir. Il rimborso spese di un’attività svolta fuori dall’azienda, ma all’interno del territorio comunale, concorre a formare reddito per il dipendente, con l’unica eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto documentate. Rappresentano invece spese deducibili dal reddito d’impresa per il 75% del loro ammontare.

Nel caso di trasferte fuori dal territorio comunale invece, in Italia e all’estero, vale la regola generale della non imponibilità del rimborso, con alcune eccezioni precisate dalla normativa. Vediamo ora nel dettaglio i tre tipi di rimborso con i relativi tetti fiscali.

Rimborso spese a piè di lista o analitico

Perché sia esigibile, il rimborso spese a piè di lista necessita di un’accurata e completa compilazione della nota spese da parte del dipendente con i relativi giustificativi. Di seguito i tetti fiscali:

• Le spese di vitto e alloggio non sono tassate al dipendente e sono deducibili dal reddito d’impresa nel limite di 180,76 euro giornaliere (fuori dal territorio comunale) e nel limite di 258,23 euro giornaliere all’estero.
• Le spese di viaggio non sono tassate al dipendente e sono totalmente deducibili dal reddito d’impresa (es. biglietti aerei, ferroviari e indennità chilometrica). Nel caso in cui il dipendente utilizzi per la trasferta un proprio veicolo, o un veicolo noleggiato, si potrà dedurre dal reddito d’impresa il costo di percorrenza di autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali o a 20 se diesel, così come stabiliti dalle tabelle ACI.
• Le piccole spese non documentate, come mance e parcheggi, che vanno comunque approvate dall’amministrazione, sono deducibili fino a un limite massimo di 15,49 euro giornalieri in Italia e di 25,82 euro all’estero. L’eccedenza, sempre se approvata, viene tassata al dipendente e non è deducibile.

Rimborso spese a forfait

Solo le spese di vitto e alloggio e spese minute possono essere rimborsate a forfait, come indennità di trasferta, a prescindere dai servizi utilizzati e anche per trasferta inferiore alle 24 ore o senza pernottamenti esterni, fino all’importo giornaliero di:

• 46,48 euro al giorno in Italia e di 77,47 euro per trasferte estere, non tassate per il dipendente fino a questo limite, mentre per costi ulteriori la spesa concorre al reddito. In caso di forfait è sufficiente acquisire solo la documentazione dell’effettivo svolgimento della trasferta.
• 15,49 euro al giorno per le piccole spese non documentate, come mance e parcheggi.

Rimborso spese misto

È una combinazione dei due precedenti sistemi: le spese di vitto, o quelle di alloggio, o le minute vengono rimborsate a forfait e le altre in maniera analitica. Ognuna delle tre tipologie di spese, se rimborsata a forfait, vale un terzo dell’importo previsto per il rimborso totale con il sistema forfettario. La deducibilità massima è quindi la seguente:

• 15,49 euro per le trasferte nazionali (25,82 euro per quelle estere) per il rimborso di una delle tre, utilizzato in genere per le spese minute, con rimborso analitico (con giustificativi) per vitto e alloggio;
• 30,98 euro per trasferte nazionali (51,64 euro per quelle estere) per il rimborso forfettario di due delle tre tipologie di spese, per esempio per spese minute e vitto, mentre il rimborso delle spese di alloggio avvengono a piè di lista. Per le spese minute fino a 15,49 euro è sufficiente presentare un elenco senza giustificativi, oltre quella cifra serve anche la documentazione fiscale

Dalla Normativa l’ok alla conservazione solo digitale

Lo scorso 21 luglio, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che sarà possibile conservare i documenti relativi alle spese convertendoli in documenti informatici. Ciò apre la strada all’utilizzo della tecnologia per digitalizzare e ottimizzare i processi di gestione relativi al rimborso spesa, con la possibilità di personalizzare e parametrizzare il flusso dati, in base a esigenze specifiche dell’azienda, in accordo, ad esempio, alla policy aziendale.