La gestione delle note spese aziendali può rendere assai complessa la rendicontazione e avere impatti rovinosi sui processi di contabilità e sui tempi di elaborazione dei rimborsi km dei dipendenti. Ecco perché le aziende che mettono il dato al centro del loro sviluppo non possono più fare a meno di nuove applicazioni capaci di riunire tutte le informazioni relative alle note spese relative ai viaggi di lavoro.

Attraverso l’implementazione di piattaforme dedicate, tutti i membri del team che utilizzano il proprio veicolo possono ricevere la quota da loro anticipata nella trasferta in modo più rapido, attraverso un’applicazione che con pochi clic gestisce in forma centralizzata queste informazioni.

Le spese relative ai rimborsi km dipendenti spesso sono difficili da conciliare per le aziende. Questo succede perché spesso non dispongono di ricevute che comprovano i chilometri effettivamente percorsi per lavoro. Diventa così molto complicato per chi ha la responsabilità di un budget calcolare il costo esatto per gestire le spese in modo semplice e intuitivo, e soprattutto in modo rapido.

I viaggi di lavoro sono strategici per stringere nuove collaborazioni e siglare accordi commerciali. Sia i dipendenti in trasferta, sia l’azienda che li rimborsa dei costi sostenuti, sono sempre alle prese con le ricevute del carburante e i registri dei chilometri percorsi. Motivo per cui si rende necessario pianificare politiche di rimborso chilometrico coadiuvate da soluzioni tecnologiche smart e di semplice utilizzo. I due obiettivi principali sono liberare tempo ai dipendenti e razionalizzare le spese.

I rimborsi km dipendenti diventano sostenibili per il business e per l’ambiente

La creazione di una policy aziendale specifica per la gestione delle note spese è il primo passo verso una gestione più razionale delle spese di viaggio e si allinea con gli obiettivi del bilancio ESG. La piattaforma genera automaticamente informazioni sul calcolo delle emissioni e supporta così l’organizzazione nella redazione dei report di sostenibilità. Tutte le aziende hanno bisogno di strumenti in grado di apportare indicatori di performance affidabili in materia con l’obiettivo di attrarre investitori e azionisti. Uno strumento certificato per la rendicontazione esatta delle emissioni è capace di svincolare le buone pratiche ESG dalla bolla speculativa del greenwashing.

Viaggiare di più, una sfida per le politiche di sostenibilità

Non si tratta solo di attrarre capitali, il beneficio di un report ESG sarebbe multiplo. Secondo uno studio pubblicato da McKinsey, un’attenta gestione delle questioni ambientali “può allentare la pressione normativa sulle aziende e ridurre il rischio di azioni governative avverse, consentendo di ottenere una maggiore libertà strategica”.

Quindi, sulla base di quest’analisi, nella rendicontazione di un report ESG sono in gioco fattori critici per il business, specie se si pensa che il 30% dei profitti è spesso a rischio a causa dell’intervento normativo dello Stato. La sfida aumenta e la posta in gioco si fa più cospicua tanto più si considera che nel 2024 è prevista una crescita dei viaggi di lavoro che andrà ad eguagliare i livelli pre-pandemici, stando a questa analisi di Skift. Secondo l’autore dell’inchiesta, il volume di viaggi di Amazon – per fare un esempio di una grande azienda – ha già superato il livello del 2019, mentre la spesa in business travel di Microsoft è oggi doppia rispetto al 2023

Una risorsa smart, un’interfaccia già nota

Stabilire una politica di rimborso chilometrico è essenziale per qualsiasi organizzazione, in quanto stabilisce le regole e le linee guida per la presentazione dei crediti da parte dei dipendenti. Una volta stabilita la policy per il calcolo delle note spese, le piattaforme digitali create per questo scopo permettono di dematerializzare ogni processo e tenere traccia dei rimborsi in modo più accurato ed efficiente, contribuendo a offrire ampia visibilità sul budget a disposizione e sui costi legati alle trasferte.

La soluzione in uso per facilitare queste operazioni di monitoraggio real time prevede la creazione di un cruscotto per la gestione dei rimborsi km dipendenti integrabile con le altre applicazioni già installate sullo smartphone. Una di queste è Google Maps, app imprescindibile per la rendicontazione uniformata dei km percorsi e personalizzabile in base al dato della nota spese che si vuole individuare. Grazie al dialogo bilaterale tra la piattaforma aziendale e Google Maps la soluzione è in grado di informare in tempo reale della geolocalizzazione del dipendente in base a:

– nome di ristoranti/bar/ hotel inseriti nella nota spese;

– nome dell’azienda cliente;

– calcolo del tragitto per definire il rimborso chilometrico

Una nota spese personalizzata e integrata con l’ERP

L’incorporazione di Google Maps permette di generare in maniera automatica il tragitto, calcolando la distanza effettivamente percorsa dall’auto. In questo interfacciarsi con il sistema GPS di Google è possibile creare alert specifici in caso di superamento della soglia limite stabilita dalla policy aziendale. L’obiettivo è consentire ai responsabili HR e all’Amministrazione di effettuare una verifica incrociata e intervenire qualora fosse necessario.

Una soluzione tecnologica per la gestione della nota spese deve essere configurabile secondo ogni specifica policy organizzativa, in modo da tenere in considerazione dati estremamente variabili, come l’indicazione sui massimali di spesa, fattori questi definibili in base ai diversi utenti, periodi o destinazioni.

Tracciabilità e integrazione delle transazioni: mai più costi nascosti

Il processo più critico da integrare nell’ERP attraverso la soluzione digitale per la nota spese è la registrazione dei flussi delle transazioni. Il sistema tiene traccia di tutte quelle effettuate tramite carte aziendali, personali, carta carburante e Telepass. La nota di credito registrata attraverso le diverse modalità di pagamento genera la spesa direttamente sul dispositivo dell’utente che l’ha effettuata e comunica il dato al centro di costo. Questa gestione integrata delle informazioni evita:

● possibili errori nei rimborsi;

● tentativi di frode;

● costi nascosti.

I benefici della gestione smart: addio controllo manuale, più tempo per responsabili e dipendenti

Senza una funzionalità appositamente ideata per il tracciamento e il rimborso dei chilometri percorsi è necessario eseguire diversi processi manuali che richiedono tempo e precisione. Questo gap organizzativo comporta gravi inefficienze e perdite di tempo per i dipendenti, i quali alla fine ottengono rimborsi con importi nemmeno corrispondenti alla spesa effettuata.

Una soluzione tecnologica pensata ad hoc supporta sia il lavoro degli amministratori di budget, sia quello di raccolta delle ricevute da parte dei dipendenti. I primi non devono più verificare in autonomia se il rappresentante aziendale ha effettuato il viaggio per motivi di lavoro, o se le policy in materia di rimborso sono state rispettate. E non sono più chiamati a verificare il numero di km realmente percorsi risalendo a fonti di dati iper-frammentati. I dipendenti, a loro volta, inseriscono nel sistema i pagamenti senza più doversi ingegnare su come e dove collezionare le ricevute cartacee. Questa operazione si effettua ovunque e con qualunque dispositivo.

Gestione dei rimborsi km dipendenti: risparmiare tempo e snellire i processi

Si rende dunque necessaria una soluzione smart sia per i dipendenti sia per i controller finanziari. Oggi, entrambi questi stakeholder hanno bisogno di un modo efficace per gestire le note spese, con l’obiettivo di risparmiare tempo e snellire i processi. Tutte le aziende virtuose si stanno attrezzando per tracciare e pagare le spese dei dipendenti attraverso piattaforme flessibili e perfettamente compatibili con dispositivi mobili e sistemi informativi centrali. Automatizzare in un unico sistema coerente queste operazioni è diventato un aspetto prioritario per una gestione integrata del budget.