La gestione della nota spese di un amministratore societario dipende dal suo inquadramento in azienda. Varia infatti a seconda che sia un dipendente o un collaboratore a progetto o assimilato a lavoro parasubordinato, o se risulti professionista con partita IVA.  

È inteso come tale, professionista, quando l’attività di amministratore rientra nella sua professione abituale, come può essere per un commercialista, per un ingegnere edile che amministri un’impresa di costruzioni o per un medico che amministri una clinica.  

In questi casi, il reddito come amministratore e i relativi rimborsi spese sono compresi nel trattamento di lavoratore autonomo e non di dipendente, o collaboratore a progetto o assimilato a parasubordinato (coordinato e continuativo). 

Nota spese amministratore dipendente o collaboratore  

I rimborsi spese approvati vanno sempre iscritti nel Libro Unico del Lavoro (LUL) e inseriti in busta paga. Questo vale anche per gli amministratori delle società, anche se non percepiscono compensi, salvo nel caso di aziende che non abbiano dipendenti. In tal caso, senza dipendenti né compensi per gli amministratori, non serve istituire un LUL apposta per i loro rimborsi spese.  

Inoltre, per stabilire la sede di lavoro dei collaboratori e degli amministratori, quando non sia identificabile con quella aziendale, si assume il loro domicilio fiscale. Questo serve come criterio di riferimento per stabilire se il rimborso spese sia riferito a una trasferta nel Comune o fuori dal Comune di residenza.  

Per i dipendenti, collaboratori e amministratori, infatti, il trattamento fiscale varia a seconda che la trasferta lavorativa si svolga nel Comune o fuori dal Comune della sede dell’azienda o, appunto, del domicilio dell’amministratore. 

All’interno del Comune, infatti, vitto, alloggio, auto e rimborso chilometrico sono imponibili per chi presenta la nota spese e sono deducibili al 75% per il datore di lavoro e l’auto fino ai 17 o 20 cavalli fiscali. All’interno del Comune anche il trasporto tramite vettore è deducibile se presentato a piè di lista, mentre per il dipendente/collaboratore/amministratore non è imponibile solo se la spesa è comprovata dal vettore utilizzato.  

Fuori dal Comune, invece, il rimborso spese diventa più vantaggioso per il dipendente/collaboratore/amministratore. Trasporto, vitto alloggio e auto a noleggio con rimborso chilometrico non sono imponibili per il dipendente secondo le tabelle ACI nell’ultimo caso, e sono deducibili per il datore di lavoro. Nel caso di vitto e alloggio per il 100% a forfait, mentre a piè di lista nei limiti giornalieri.  

Per i dipendenti o collaboratori che vanno spesso in trasferta, poi, l’ammontare e le modalità dei rimborsi spese possono essere definiti anticipatamente anche per più trasferte, per esempio a inizio anno e anche divisi per categorie di dipendenti, stabiliti da un regolamento aziendale. A loro volta questi importi per gli amministratori possono essere fissati da una delibera del consiglio di amministrazione o, nel caso di amministratore unico, dell’assemblea dei soci.  

Le spese massime indicate devono essere ragionevoli e praticabili in base ai prezzi di mercato di una camera d’albergo decorosa. Il caso infine del socio amministratore, che come tale abbia diritto a un emolumento, se stabilito dallo statuto e al rimborso spese, ha il medesimo trattamento fiscale del caso del dipendente.  

I vantaggi di un sistema digitale per la nota spese amministratore  

In pratica, per la nota spese amministratore vale l’iter approvativo dei dipendenti e dei collaboratori e, come nel loro caso, poter disporre di un sistema automatico con tutte le voci centralizzate e conteggiate nel sistema fa sicuramente risparmiare tempo ai colleghi della contabilità, che devono controllare la corrispondenza tra ricevute e voci di spesa e inserire tutti i dati nel sistema aziendale, presentati a mano o al massimo su un foglio Excel.  

Poter disporre di un software per l’attività della nota spese, integrato con il gestionale aziendale, è un grande vantaggio per l’azienda. Se poi l’attività self-service della nota spese è digitalizzata con un’app direttamente sui dispositivi mobili dei dipendenti/collaboratori/amministratori, allora tutto il workflow approvativo è semplificato e accelerato, si riduce il rischio di errori e dei doppi controlli, si elimina la carta all’origine e si liberano energie per attività a maggiore valore aggiunto. E questo vale anche per la nota spese amministratore.  

Come funziona? In primo luogo, si scatta una foto dello scontrino che viene reso immodificabile dall’app sul telefono e quindi acquisibile, ai sensi di legge, per la conservazione informatica del giustificativo. Successivamente, viene associato a voci di spese già categorizzate centralmente, con le condizioni fiscali e i massimali relativi e integrato al sistema contabile.

Nota spese amministratore come professionista  

La gestione delle spese sostenute da lavoratori autonomi e professionisti che svolgono servizi per un’azienda, compreso l’amministratore che svolga questa attività abitualmente e quindi sia “inquadrato” come professionista con partita IVA, prevede la possibilità di addebito senza assoggettamento a IVA né ritenute solo per le spese sostenute a titolo di anticipazioni, in nome e per conto di chi le rimborsa (il cliente). A quest’ultimo va presentato, in originale, un documento, fattura o ricevuta, a lui intestato e non a chi le anticipa. Queste spese sono deducibili per chi le rimborsa, secondo la normativa specifica.  

In tutti gli altri casi, sia rimborsi forfettari che non forfettari di spese di trasferta (trasporto, vitto e alloggio, spese telefoniche, indennità chilometriche) vanno inseriti come compensi o ricavi di chi li riceve, assoggettabili a IVA, ritenuta d’acconto e contributi previdenziali, se previsti. Sono deducibili dal reddito di impresa o professionale secondo la loro tipologia. Sono deducibili anche per chi le rimborsa, ma come accessori del costo della prestazione principale. In pratica, non sono considerate spese del committente, per le quali ricevere un compenso esentasse, ma spese proprie del professionista per svolgere la sua attività. Devono quindi essere fatturate con i corrispettivi pattuiti e l’aliquota IVA è quella ordinaria al 22%.