Nella compilazione di una nota spese la quota dedicata ai pranzi e alle cene consumati dai dipendenti al ristorante rappresenta una buona parte delle uscite da calcolare in un budget. Spesso si tratta di costi poco o per nulla prevedibili, data la natura estremamente variabile dei prezzi, a seconda della location e della scelta del menù. Non solo, le spese possono variare importo in modo consistente in relazione anche a un altro fattore ‘strategico’ che occorre mettere sul piatto della bilancia: a quanti clienti abbiamo dato appuntamento al ristorante per percorrere l’ultimo miglio di una trattativa delicata e siglare un accordo commerciale? Più il cliente si sentirà a proprio agio in fase di negoziazione, maggiori opportunità avremo di instaurare una relazione duratura e fruttuosa con l’azienda.

Prenotare una cena esclusiva al ristorante per giocare in ‘campo neutro’ è la risposta alla necessità di accorciare le distanze e trovare un ambiente comodo per i nostri interlocutori in cui chiacchierare non solo di business, ma facendo comunque business. Che ci si trovi a pagare per se stessi o per un tavolo di clienti, quello che le aziende si aspettano dai dipendenti una volta concluso il viaggio di lavoro è la presentazione della nota spese del ristorante. La gestione, la contabilizzazione e il rimborso dei costi sostenuti per i pranzi e le cene di lavoro è un tema delicato nel perenne tentativo di contenere i costi  e far quadrare il bilancio.

La gestione cartacea delle spese dipendenti al ristorante: dove si incaglia il processo

Le spese dei dipendenti al ristorante rappresentano generalmente costi documentati che l’azienda rimborsa. A meno che l’Amministrazione non rilevi anomalie negli scontrini o addirittura spese non documentate  inserite lo stesso nella nota. Evenienza più che mai possibile, dal momento che in mancanza di un applicativo IT dedicato, si richiede al dipendente di apportare tutti i giustificativi dei pranzi e delle cene al ristorante. Conservare scontrini e fatture, e presentare queste spese in modo che le voci siano chiare e leggibili, sembra a prima vista un’operazione semplice. Tuttavia, nasconde una serie di insidie che possono addirittura bloccare l’intero processo di rimborso di una nota spese. Ecco le 5 principali.

1. Assenza di controllo dell’Amministrazione: la moltitudine di ricevute cartacee tutte diverse tra loro rende complicata la comprensione delle note spese dei dipendenti nei ristoranti. Il che ha come diretta conseguenza la perdita di visibilità sull’eventuale uso improprio del budget.
   
   
2. Compilazione manuale soggetta a errori: conservare le ricevute può essere rischioso. In primo luogo, perché un giustificativo si potrebbe sbiadire o smarrire, in secondo luogo perché l’inserimento dei dati a corredo degli scontrini è una procedura lunga e soprattutto soggetta a errori.
   
   
3. Riconciliazione lenta e difficoltosa: la revisione delle singole ricevute al ristorante è macchinosa. Ciò porta a un ritardo nelle approvazioni, che a sua volta rallenta l’elaborazione dei rimborsi.
   
   
4. Aumento del rischio frode: la presentazione di ricevute cartacee è per sua natura un’operazione soggetta al rischio di manipolazione e al tentativo di ‘sovradimensionato’ delle fatture.
   
   
5. Conformità con le normative fiscali: l’assenza di giustificativi digitali può determinare scostamenti evidenti tra la spesa rimborsata e la spesa effettuata. Questo disallineamento in fase di controllo fiscale rileva delle anomalie che devono essere in qualche modo giustificate.

La nuova gestione digitale: basta un’app per cambiare modello approvativo

Gli svantaggi di una gestione documentale cartacea delle ricevute rimangono però ben al di sotto dei vantaggi offerti da una soluzione per dematerializzare l’intero ciclo di vita di uno scontrino: dall’emissione tramite POS, passando per la contabilità, fino all’accredito sul conto corrente dell’impiegato. A trarre beneficio dal nuovo processo digitale sono sia dipendenti sia l’Amministrazione: i primi risparmiano tempo e ricevono prima il rimborso, la seconda acquisisce i dati di forma automatizzata senza commettere errori e accorcia i tempi in fase di verifica.

Con l’app dedicata alle spese dei dipendenti al ristorante si ottengono fin da subito risultati tangibili e misurabili grazie all’eliminazione della carta. Tra questi, ad esempio:

1. riduzione dello spazio di archiviazione: ci si libera per sempre dei faldoni pesanti e ingombranti sugli scaffali;
   
   
2. riduzione dell’impatto ambientale: oltre agli scontrini non sarà più necessario archiviare documentazione a corredo per le spese al ristorante, riducendo così lo spreco di carta;
   
   
3. workflow approvativi 100% digitali: la dematerializzazione del processo di approvazione abilita un nuovo paradigma collaborativo tra funzioni aziendali e centralizza il dato nel flusso di lavoro.

Addio scontrino: come si trasforma e dove va a finire il giustificativo cartaceo

La semplicità d’utilizzo e la configurazione altamente responsive per i dispositivi mobili rendono la soluzione digitale per le spese dei dipendenti al ristorante la migliore alternativa per una semplificazione di tutta la gestione documentale degli scontrini. L’applicativo consente una riduzione di tutte le fasi del processo e la conformità con le policy aziendali e fiscali. Il funzionamento intuitivo dell’app permette a ogni dipendente di acquisire in tempo reale i dati della ricevuta direttamente dal tavolo del ristorante. Basta una foto allo scontrino e, grazie alla tecnologia di lettura automatica OCR, il sistema rileva i dati necessari per l’emissione del rimborso. Da questo procedimento user friendly l’app è in grado di uniformare i dati in un unico sistema e generare nuove informazioni per la contabilità. Una volta dematerializzato il cartaceo, tutto il processo si snellisce, assolvendo di default agli obblighi in materia di conservazione sostitutiva  a norma di tutti i documenti originariamente non digitali attraverso loro ‘copie’ informatiche.