Nell’ambito della trasformazione digitale, o meglio della dematerializzazione documentale, si parla spesso di note spese Excel. Comprendere di cosa si tratti è piuttosto semplice: molte aziende, attratte dalla diffusione e dalla versatilità del foglio di calcolo Microsoft, lo usano quotidianamente per la gestione delle note spese, realizzandone modelli ad hoc che i collaboratori compilano con tutte le informazioni indispensabili per ottenere il successivo accredito delle spese sostenute.

La gestione delle note spese in Excel è molto diffusa poiché il foglio di calcolo Microsoft è semplice da usare, è versatile e, fattore tutt’altro che secondario, fa parte della dotazione della maggior parte delle aziende: quindi queste non devono acquistare ulteriori applicativi. Pur non essendo uno strumento gratuito, infatti, Excel non può mancare nel corredo applicativo di un’azienda, ed è quindi del tutto normale che venga sfruttato al massimo delle sue potenzialità.

Note spese Excel: vantaggi, ma soprattutto svantaggi

Come qualsiasi strumento digitale, la nota spese Excel presenta punti di forza, ma anche svantaggi piuttosto evidenti. Dei primi si è già detto: è uno strumento dalla user experience familiare, non incide sui costi, fa parte del corredo tecnologico già disponibile e può essere customizzato a seconda delle esigenze amministrative dell’azienda.

Purtroppo, oggi gli svantaggi superano di gran lunga i benefici. Innanzitutto, lo strumento non è nato per la gestione specifica delle note spese: viene “adattato” a tal fine, ma la sua sfera d’azione è decisamente più ampia. Ciò significa che, nonostante la versatilità sia innegabile, il paragone diretto con strumenti ad hoc non può che evidenziare una user experience meno intuitiva e soprattutto un livello di flessibilità inferiore. Gestire le note spese con Excel significa, per il collaboratore, avere a che fare con un processo sostanzialmente manuale: certo, la nota non è più cartacea, ma resta obbligatoria la conservazione dei giustificativi originali, e le probabilità di sbagliare un dato o una cifra sono le stesse di qualsiasi metodo tradizionale. Inoltre, la nota spese resta un’attività cui dedicare tempo che, in condizioni ottimali, si potrebbe impiegare per qualche attività a valore aggiunto.

In realtà, però, è sull’amministrazione che grava l’onere maggiore: ogni nota spese, che è un singolo file Excel, deve essere revisionata e associata ai giustificativi cartacei, che come detto vanno conservati come si è sempre fatto. Tutto ciò ha un peso importante sui costi di gestione e sui tempi di evasione delle pratiche, col risultato che l’azienda spende più di quanto dovrebbe e a questo non si associa neppure la soddisfazione dei dipendenti, costretti ad attese che eviterebbero volentieri. Inoltre, significa avere a che fare coi classici problemi delle versioni diverse, dei file da gestire singolarmente, delle eccezioni che rendono complicati i processi e, soprattutto, con uno strumento che non è integrato coi gestionali aziendali: ciò rende complesse e laboriose le lavorazioni e, soprattutto, difficile estrapolare dalle note spese informazioni utili (in piena era di decisioni data-driven) ai fini del business dell’azienda.

Come superare i limiti di Excel

La soluzione a tutti i problemi di cui sopra è semplice: non usare più Excel e affidarsi a uno strumento ad hoc che offra benefici sia ai dipendenti che alla struttura. I primi chiedono un processo veloce, che non comporti perdite di tempo e, per quanto possibile, che abbatta le probabilità di errore (cui seguono modifiche, rettifiche e tanto tempo perso); le aziende – dal canto loro – cercano uno strumento perfettamente allineato con la normativa, che sia sicuro e, soprattutto, che implementi il massimo grado possibile di automazione.

Ecco perché qualsiasi azienda che gestisca le note spese in Excel dovrebbe almeno provare uno strumento dedicato, che solitamente è disponibile sotto forma di app e può essere integrato con il sistema gestionale. I dipendenti vengono accompagnati nella compilazione della nota da una user interface fondata sull’immediatezza e la semplicità: i massimali sono predefiniti dall’azienda e, per quanto concerne i giustificativi, è sufficiente fotografarli con lo smartphone e trasmetterli in azienda insieme alla nota spese, operazione che viene effettuata in automatico una volta completata quest’ultima. Tutto il processo gestionale si accorcia enormemente, gli errori diminuiscono notevolmente e, soprattutto, lo strumento aggrega – in modo del tutto automatico – i dati delle varie note spese ricavandone informazioni utilissime ai fini della Business Intelligence. Quindi, procedure più rapide, maggiore efficienza, rimborsi rapidi e zero errori: l’era delle note spese Excel volge al tramonto.