Ora come ora, c’è davvero molta distanza tra le modalità con cui le aziende gestiscono la nota spese e le potenzialità permesse dalla tecnologia. Come dire: a livello tecnico, la gestione potrebbe essere semplice, rapida ed estremamente fluida, non fosse che molte organizzazioni continuano ad affidarsi a un processo scarsamente digitalizzato e, di conseguenza, altamente inefficiente.  

Com’è noto, la normativa vigente consente la dematerializzazione della nota spese, purché soggetta a determinati requisiti, e il principio vale sia per il documento in sé, sia per i giustificativi che, tradizionalmente, i dipendenti hanno sempre conservato in forma cartacea e consegnato all’amministrazione al rientro dalle trasferte. Grazie anche a una risposta chiarificatrice da parte dell’Agenzia delle Entrate (n.388 del 20/09/2019), vi è ora piena legittimità nella formazione di un giustificativo elettronico, che a livello pratico è solitamente la fotografia dello scontrino/fattura scattata con lo smartphone e trasmessa a un centro di controllo ai fini della verifica e della conservazione sostitutiva. I principi cardine che determinano la legittimità del giustificativo elettronico restano comunque quelli dell’integrità, immodificabilità e leggibilità. 

Nota spese: un passo avanti, con la tecnologia  

La tecnologia permette la digitalizzazione dell’intero processo gestionale della nota spese, end-to-end. Oggi sappiamo che il metodo tradizionale, ovvero quello del giustificativo di carta e della compilazione manuale della nota – solitamente tramite un foglio Excel – è in assoluto il più gettonato, ma fortunatamente sul mercato c’è di molto meglio. Alcune aziende, per esempio, fanno un (piccolo) passo avanti predisponendo applicazioni web utili per la compilazione della nota e per evitare il ‘tipico’ passaggio dei file Excel, ma non permettono ancora la dematerializzazione del giustificativo, risolvendo – di fatto – il problema solo a metà. L’esistenza infatti di due processi paralleli, uno della nota e uno dei giustificativi, è una grossa fonte di inefficienza e pesa come un macigno sulla produttività dell’amministrazione, spesso costretta a “rincorrere” errori, sviste, parametri al di fuori delle policy aziendali e via dicendo.  

La dematerializzazione completa 

Passo successivo è la dematerializzazione completa. Ciò significa che la nota spese diventa elettronica tanto quanto il documento giustificativo che la accompagna e che viene portato in conservazione sostitutiva. La tecnologia e la normativa lo permettono al 100%: così facendo, il processo si semplifica sia dal punto di vista del dipendente in trasferta che del workflow dell’amministrazione.  

La soluzione viene offerta sotto forma di app per dispositivi mobile: l’azienda la configura sulla base delle categorie, dei massimali pre-approvati e di altre policy specifiche, di modo tale che il collaboratore debba lavorare il meno possibile e il processo sia di un buon 35% più rapido rispetto alla modalità tradizionale. Inoltre, cala vistosamente l’incidenza di errori. In questo caso, non ci sono più un Excel e uno scontrino di carta che viaggiano parallelamente ma un solo flusso di dati contenente la nota e l’immagine del giustificativo, immagine che è stata scattata con lo smartphone a disposizione del dipendente. 

Nota spese e tecnologia: l’importanza dell’integrazione 

Un altro aspetto molto importante che riguarda la digitalizzazione della nota spese è l’integrazione del backend con i gestionali dell’azienda, operazione fondamentale per fare in modo che il vantaggio non sia unilaterale ma riguardi l’azienda nel suo complesso. Un’attività di integrazione permette il trasferimento diretto dei dati della nota spese verso il sistema di contabilità generale (previo completamento dell’iter di approvazione, che comunque è molto più rapido rispetto alle modalità tradizionali) e, parallelamente, verso il sistema paghe, di modo tale che non si possano commettere errori derivanti da trascrizione manuale e che il processo di rimborso avvenga nel minor tempo possibile.