La responsabilità di ogni singolo componente dell’azienda è un fattore cruciale nella elaborazione delle note spese dipendenti, una procedura che deve risultare in linea con il budget pianificato e le politiche d’impresa. Oggi la tecnologia di ultima generazione permette di intervenire in un processo ancora poco controllato e difficilmente misurabile come quello dei rimborsi. Le nuove soluzioni IT che si avvalgono dell’Intelligenza Artificiale riescono a determinare in modo puntuale una variabile difficile da governare senza l’aiuto del giusto strumento. Questo aiuta a interpretare il carattere poco prevedibile delle spese di trasferta.

Per avere valutazioni più precise e individuare modelli di comportamento futuri dei dipendenti nei viaggi di lavoro non bastano più controlli ex-post sulle risorse finanziarie gestite dalla singola persona. Servono strumenti in grado di delineare trend ascrivibili a una compilazione della nota spese dipendenti in linea con le policy aziendali. In questo scenario è opportuno chiedersi qual è l’impatto della tecnologia AI sui comportamenti organizzativi e come può questa supportare l’impresa. Nonostante si tratti di un fenomeno piuttosto emergente, l’impiego dell’Intelligenza Artificiale nella gestione della nota spese riserva alle aziende un grande potenziale di miglioramento dei processi amministrativi di rendicontazione.

Note spese dipendenti, serve un approccio digitale: una visione d’insieme e di compliance

Prima di affrontare il tema dell’IA in modo verticale è bene ricordare che anche l’integrazione nell’ERP delle note spese dipendenti rappresenta uno di quei workflow che fanno parte dell’insieme più ampio di processi inerenti alla conservazione digitale dei documenti. Questa è da anni una priorità per tutte le organizzazioni, come stabilito dall’articolo 2220 del Codice civile. Lo Stato impone che i documenti contabili siano conservati a norma per almeno 10 anni su supporti digitali accessibili in qualsiasi momento. A questa legge fa eco un un Decreto del Ministero Economia e Finanze del 2014, che regola l’archiviazione dei documenti informatici tributari nel tempo in formato “immutabile, integro e autentico, con firme elettroniche qualificate”.

Le aziende possono affidare questo compito ai software di gestione documentale integrabili con gli ERP, soluzioni in grado di ottimizzare i tempi di attraversamento delle pratiche e di garantire un recupero veloce e una gestione smart dei documenti. La tendenza ad implementare sempre nuovi workflow digitali nei processi di gestione documentale emerge da un report del 2024 di Gitnux intitolato “Document Management System Industry Statistics”. Secondo le evidenze di questo studio, entro il 2026 le dimensioni del mercato dei sistemi di gestione documentale cloud based dovrebbero crescere fino a 6,7 miliardi di dollari. Un giro d’affari enorme, dato corroborato dal fatto che il 92% delle organizzazioni considera molto positivo il cambiamento generato nei processi, dichiarando di aver notevolmente accorciato il tempo del ciclo documentale.

Il potenziale nascosto dell’Intelligenza Artificiale: il software

La gestione documentale intravede oggi un nuovo orizzonte di crescita, specialmente se ci focalizziamo sulla gestione delle note spese dipendenti. Grazie all’AI, infatti, anche questo processo può sviluppare ampi margini di miglioramento laddove diventa difficile fare previsioni attendibili su come sarà speso il budget. Secondo le evidenze di McKinsey, elaborate nel report “The economic potential of generative AI, The next productivity frontier” (dati ripresi anche dall’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano), l’AI generativa avrà un impatto notevole su 4 aree organizzative che rappresentano il 75% del valore totale dei casi d’uso dell’IA generativa:

• relazione con i clienti;
• marketing e vendite;
• ingegneria del software;
• ricerca e sviluppo

Proprio lo sviluppo di nuovi software offre diverse opportunità di applicazione, tra queste l’integrazione con piattaforme per la gestione integrata della nota spese. Come può l’intelligenza artificiale supportare in questo campo di applicazione? Ecco un esempio

La nuova frontiera di gestione delle note spese dipendenti: l’AI

Secondo un articolo del 2023 pubblicato su Nature, intitolato “AI technology application and employee responsibility”, emerge come l’applicazione della tecnologia AI in azienda e la responsabilità dei dipendenti siano elementi strettamente correlati. Questa relazione può migliorare la produttività dell’impresa e avere un impatto positivo su fattori come:

• stimolo continuo all’innovazione;
• ricerca di buone pratiche organizzative;
• trasparenza e lealtà del dipendente

È noto come negli ultimi anni l’AI sia diventata una delle protagoniste più importanti nel funzionamento delle aziende, soprattutto in un quadro di digital transformation e di automatizzazione dei processi. Oggi si apre però un capitolo nuovo, in cui le organizzazioni scoprono come con questa tecnologia si possono ottenere ottimi risultati anche per la gestione delle pratiche relative al personale o nel reparto finanziario. La sua applicazione in questi dipartimenti ha lo scopo di raggiungere almeno 3 macro-obiettivi:

1) aumentare i ricavi;

2) ridurre i costi;

3) migliorare le performance HR

l’AI è oggi un alleato fondamentale per supportare la supervisione dei controller, contribuendo a individuare e ridurre i comportamenti sospetti dei dipendenti. La sorveglianza su questo punto si fa proibitiva e complessa soprattutto nel caso delle grandi aziende, dove il raggio d’azione dell’amministrazione risulta limitato.

Una AI people oriented nella gestione delle risorse finanziarie e umane

La nuova sfida per i leader di oggi è sfruttare al meglio i vantaggi offerti dall’intelligenza artificiale nei processi di rendicontazione delle note spese dipendenti e governare il delicato rapporto tra questa potente tecnologia e le persone. Gli algoritmi di apprendimento automatico su cui si basa il funzionamento dell’AI sono in grado di individuare possibili pratiche fraudolente, mettendo in evidenza la centralità del dato a partire da un semplice giustificativo. L’intelligenza artificiale è in grado riconoscere l’idoneità e la coerenza delle informazioni inserite nella piattaforma digitale e, in base ai dati elaborati, creare alert specifici sui comportamenti ritenuti “opportunistici” o scorretti nei confronti dell’azienda.

I vantaggi dell’IA nella gestione note spese dipendenti

La finalità di questa tecnologia non è solo il controllo sui tentativi di manipolazione. Grazie all’automatizzazione di alcune procedure, l’applicativo riduce al minimo le informazioni da inserire ed è in grado di configurare e gestire le policy per ogni utente semplificando operazioni altrimenti complesse, come ad esempio:

• allegare i giustificativi delle spese;
• approvare i workflow;
• gestire la migrazione dei dati sugli altri sistemi amministrativi;
• generare report di sintesi su dashboard dedicate

I campi di applicazione della AI nella gestione delle note spese offrono un vantaggio competitivo ancora poco esplorato dalle aziende. Implementare questa tecnologia diventa prioritario per ridurre i tempi di attraversamento e produrre nuovo valore.