App note spese: quale integrazione con ERP e sistema paghe?

Soprattutto in aziende di ampie dimensioni, contraddistinte da un’organizzazione complessa e da una forte distribuzione della workforce, un’app note spese è insostituibile per governare il tortuoso iter gestionale della nota spese. Il motivo è palese: per quanto essa sia un documento essenziale nonché un’attività necessaria per il corretto funzionamento dell’azienda, la sua gestione – dal punto di vista del dipendente ma anche dell’amministrazione – si traduce in un costo importante che potrebbe essere evitato e che, soprattutto, la normativa consente di abbattere abbracciando la dematerializzazione. Per questo la soluzione in assoluto più semplice da concepire e da implementare è proprio quella dell’app per la gestione della nota spese, uno strumento che permetta una rendicontazione digitale e, soprattutto, introduca all’interno di questo processo i benefici dell’automazione.  

App gestione nota spese: come funziona? 

Semplificando, ma giusto per rendere l’idea, tutto il complesso iter fatto di scontrini, fogli excel e dati da inserire a mano (che inevitabilmente generano errori), viene sostituito da una foto da scattare con lo smartphone al documento cartaceo e dall’inserimento di dati la cui aderenza alle policy aziendali viene immediatamente verificata dall’app stessa, che procede anche alla precisa e automatica categorizzazione delle spese.  

Dal punto di vista dell’amministrazione, poi, il vantaggio è innegabile: non dover “rincorrere” i documenti cartacei, verificare manualmente gli excel, integrarli con gli inevitabili dati mancanti e correggere gli errori rappresenta un passo avanti inestimabile sotto il profilo della rapidità di esecuzione e dell’efficienza gestionale. Si tratta, di fatto, di una fulgida manifestazione del concetto di trasformazione digitale applicata ai processi aziendali più routinari ma, al tempo stesso, più dispendiosi in termini di risorse.  

App per la nota spese, il valore dell’integrazione 

Un’app per la gestione dell’iter della nota spese è quindi fondamentale per tutte quelle aziende che perseguono obiettivi di efficienza e produttività. Per raggiungerli, però, bisogna assimilare un concetto importante: l’app per la nota spese non è un’isola, ma va integrata nel contesto del sistema informativo aziendale, e in particolare dell’ERP e del sistema paghe.  

ERP 

L’app note spese deve infatti “dialogare” con l’area amministrativa dell’ERP, quella – tanto per intenderci – con cui le aziende tengono la contabilità ordinaria, elaborano i bilanci, effettuano analisi di cash flow e gestiscono gli adempimenti fiscali. Tutte le spese vanno registrate, categorizzate e contabilizzate nell’ERP, pena non solo problemi di conformità normativa, ma anche di scarsa visibilità sul funzionamento stesso della macchina aziendale.  

La nota spese rientra ovviamente tra le attività da registrare, ed è proprio da qui che si originano tutte le complessità legate a procedure di registrazione manuale, di categorizzazione delle spese e di inserimento di dati verificati e validati: se l’app per la nota spese non fosse integrata con il ERP aziendale, l’automazione sarebbe parziale e questo andrebbe a condizionare i risultati poiché a una prima parte gestita con l’app si dovrebbe associare un data entry manuale all’interno dell’ERP. Integrando i sistemi questa attività viene, completamente o parzialmente (a volte c’è comunque bisogno di esportare e importare un file) eliminata, a beneficio della rapidità di esecuzione, della correttezza e, ovviamente, dell’ottimizzazione del processo.  

Sistema paghe 

Anche l’integrazione con il sistema paghe, complementare all’ERP e rientrante nell’ambito dell’amministrazione del personale, ha un ruolo centrale nel processo gestionale della nota spese, perché il dipendente vuole (e deve) ottenerne il rimborso in tempi brevi.  

Anche qui, valgono le considerazioni di cui sopra, ovvero il fatto che le spese sostenute, soggette a una verifica automatica da parte dell’app e all’approvazione dei manager dell’azienda, devono confluire direttamente nel sistema paghe e trovare così spazio nei pagamenti successivi, senza rischio di errori e dimenticanze che inevitabilmente si propagano sul lavoro dei mesi successivi, causano costi evitabili e, cosa tutt’altro che secondaria, finiscono per influenzare anche l’engagement del personale.