Le app digitali ci stanno semplificando la vita, dalla spesa online all’auto sotto casa. Smartex è l’app pensata e sviluppata per trasformare la nota spese dei dipendenti in un’attività facile e comoda, da sbrigare in fretta. Da sempre vissuta come una esperienza lunga e noiosa, anche se necessaria per ottenere il rimborso dei costi sostenuti in trasferta, oggi la nota spese è una nuova esperienza che si può gestire in diretta. Basta un click sullo smartphone per fotografare e archiviare in tempo reale le immagini di scontrini, biglietti aerei e fatture, senza rischiare di perderli, romperli o stropicciarli e renderli inutilizzabili. L’archiviazione è immediata secondo le normative di legge per la conservazione sostitutiva dei documenti, grazie alle tecnologie più avanzate di Mobile data capture utilizzate da Smartex. Queste tecnologie consentono infatti di acquisire immagini ad altissima risoluzione pixel e di conservarle e trasmetterle in modo integro e immodificabile al sistema contabile aziendale.  

Cosa resta da fare con l’app digitale 

Una volta scattata la foto, al dipendente resta solo da compilare un modulo online che compare collegato all’immagine, dove deve indicare la data e la voce di spesa da spuntare con un click: vitto, alloggio, noleggio, pedaggio, trasporto e se nel Comune o fuori dal Comune in cui si ha la sede di lavoro. Con Smartex la compilazione è dunque un’azione facile e immediata e, grazie alla praticità d’uso sul telefono, diventa una comoda abitudine registrare subito la spesa sostenuta, senza accumulare scontrini e senza registrare tutto in una volta. La seconda grande facilitazione per l’intero processo di approvazione della nota spese è che, dopo aver indicato la voce di spesa collegata alla foto, Smartex associa in automatico l’immagine del giustificativo alla categoria corretta per tassazione e massimali di spesa. Questi variano per legge e, in parte, in base ai regolamenti aziendali e il software di Smartex è prefigurabile centralmente fin dall’inizio, con parametri univoci, trasparenti e condivisi. Una volta compilata la nota spese, questa viene condivisa in modalità riassuntiva, con una visualizzazione tipo Excell, al responsabile del dipendente che ne approva le spese sostenute, nonché al sistema contabile centrale. Il contabile quindi procede spedito con l’ulteriore fase di approvazione, il trasferimento all’ufficio buste paga dell’input di pagamento e la registrazione sempre automatica sui libri contabili per la conservazione sostitutiva dei documenti.  

Nota spese dipendenti: i vantaggi di Smartex per il dipendente 

 La modalità “self-service” della nota spese dipendenti ha due grandi vantaggi: si risparmia tempo e denaro, rendendo più produttive ed efficienti le attività lavorative. Grazie alla praticità d’uso di Smartex, infatti, il dipendente crea sul telefono un archivio dinamico sempre aggiornabile man mano che effettua delle spese di trasferta rimborsabili dal datore di lavoro. Si stima che la compilazione tradizionale della nota spese assorba dalle 2 alle 8 ore al mese a dipendente per la complessità di registrazione, per il recupero dei giustificativi cartacei, per la consegna degli stessi all’ufficio contabile e, talvolta, per le discussioni e incomprensioni sulla categorizzazione corretta della spesa e sui massimali previsti dai regolamenti aziendali. Grazie al software di Smartex, invece, tutto il processo di compilazione e approvazione viene reso chiaro e trasparente fin dall’inizio dal sistema prefigurato centralmente. In questo modo, le ore risparmiate a controllare sul fronte contabilità e a verificare sul fronte dipendente, che ha presentato la nota spese, sono impiegabili in modo più proficuo in attività a maggiore valore aggiunto. L’app produce dunque efficienza anche per l’azienda e semplifica la vita ai dipendenti, non più alle prese con fogli e foglietti e l’effetto è decisamente positivo anche sul benessere individuale e sul clima aziendale.